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ファシリテーターとは?重要だからこそ適任者選びが難しい

この記事では、ファシリテーターとはどのようなものか?どのようなスキルが求められるかについて解説しています。ファシリテーターに求められるスキルは非常に高度であり、適任者が見つかりにくいという面もあるため、外部のファシリテーターを手配するのもおすすめです。

2020/09/14
FACILITATOR
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ファシリテーター ファシリテーションをするチームリーダーと話を聞く従業員

「次回の会議でファシリテーターを担当することになったけど、どんなことをすればよいのかわからない」

「ムダ会議ばかりで会議が機能しないため、社長から会議の改善を指示された。ファシリテーターをうまく活用できれば、改善できるかもしれない」

上記のような悩みから、ファシリテーターについて調べている方もいると思います。

ファシリテーターは、司会・進行と混同されている面はありますが、ファシリテーターを活かすことができれば、劇的に会議の質が高まります。

この記事では、ファシリテーターの概要を踏まえ、必要なスキル・適任者の選び方などについて解説します。

ファシリテーターとは?

Facilitate 辞書 ファシリテート 動詞

ファシリテーターとは、ファシリテーションをする役割を担う人のことを指します。

※ファシリテーション=人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。集団による問題解決・アイデア創造・教育・学習等・あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働き

特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会より)

1960年代にアメリカで生まれた「ファシリテーション」は、特にビジネスの分野で近年注目を集めています。

「ファシリテーター」について「司会・進行」のようなものと認識している方も多いと思いますが、ビジネスにおいて利用される際には、会議がスムーズに進むように舵取りする役割を果たすということから、会議の中で「司会」ととてもよく似た役割を果たします。

そして「ファシリテーター」という言葉が用いられる際の大部分は、会議における舵取りの役割を指します。

ファシリテーターの役割

ビジネスでの会議におけるファシリテーターは、会議の目的を達成するために、次の役割が求められます。

  • 中立的な立場であること(自分の意見や考えを述べたりしないこと)
  • 会議の議題がそれずに時間内に会議が完了するように、話題や時間配分を調整すること
  • 偏りをなくし、参加者の発言が均等になるように、発言の少ないメンバーの発言を促すこと

発言しやすい雰囲気を作るために場を和ませたり、メンバーの発言内容をホワイトボードにまとめたりするなどの役割を課されることもあります。

ファシリテーターと司会・進行との違いとは?

会議でのファシリテーターの役割の大半は、司会・進行の役割と重複します。

そのため「ファシリテーター=司会・進行」と誤解している方も少なくありません。

しかし、ファシリテーターと司会・進行は次の点が異なります。

☑司会・進行は必ずしも中立的な立場であることは求められず、時には自分の意見を述べる場合もあること

☑司会・進行はプログラムに沿って会議を進める役割であるのに対して、ファシリテーターは会議を有意義にするためにメンバーから意見を引き出したり、意見の偏りが生じたりしないように調整する役割が求められること

ファシリテーターは、ただの肩書や呼び方の違いということではありません。
会議を意義あるものにするためにとても大切な役割を与えられた人ということになります。

そして、ファシリテーターが求められた役割を果たすためには、スキル・知識・経験が不可欠です。

※「ファシリテーター」という言葉の大半が、ビジネスの会議における場面で使用されるため「司会・進行」との比較を紹介しましたが、ファシリテーターのそもそもの意味が「活動がうまくいくようにサポートや舵取りをする」という意味であることを理解しておきましょう。

ファシリテーターに必要な4つのスキルとは?

Facilitation Skills ファシリテーション スキル 

ファシリテーターの役割を果たすためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか?

この章では、ファシリテーターに必要な4つのスキルについて紹介します。

目的・本質を理解する力

適切なファシリテーションをおこなうためには、そもそもの目的・本質を理解する力が必要です。なぜなら、目的や本質を理解していなければ、どのように場の雰囲気を調整すべきなのかが分からないからです。

ファシリテーターは目的から逆算して、チームをどのように動かしていくべきなのかを考える必要があります。

コミュニケーションスキル

自分自身の意見を主張しないとはいえ、メンバーの意見を引き出すためには高度なコミュニケーションスキルが必要とされます。

時には、発言を渋るメンバーに対して、じっと待ったり、気分を乗せたりするなどのサポートが必要なこともあります。反対に、活発に意見が飛び交っている場合には、会議に介入せずに状況を見守ることも大切です。

チームの討論が最も活発になるように場の空気を読みながら立ち振る舞うスキルが求められます。

論理的に意見をまとめるスキル

数多くの発言を促しても、論理的にまとめられていなければ会議はうまくまとまりません。会議の結果をうまくまとめるためには、ファシリテーターが要点を理解し、重要なポイントを深堀りすることが必要です。複雑な意見や考えをまとめるときには、ノートやホワイトボードなども活用しましょう。

この時、全体像をイメージするためにも、目的を理解して全体像を俯瞰する視点が求められます。

合意形成へ導くスキル

ファシリテーションの最終目的は、合意形成へと導くことです。

ここで重要なことは、ファシリテーター本人は中立の立場を貫きつつ、傍観者にはならずに結論を導き出すことです。

この一連の4つのスキルを全て発揮することで、ファシリテーターが存在感を発揮し、意義のある合意形成を実現することができます。

どんな人がファシリテーターに適しているの?

オフィスでチームメートと話すアジアの若い女性ビジネスマン。 ファシリテーション 

ファシリテーターに求められる役割からおおよそ想像がついたのではないかと思いますが、ファシリテーターの役割を担うのは簡単なことではありません。

では、社内会議をおこなう際には、どのようなスタッフがファシリテーターに適しているのでしょうか?

リーダーはファシリテーターに適している?

社長や役員・年配者などの、会社の中で年齢や立場が上にある人がファシリテーターを担うのは、結論から言えば簡単なことではありません

というのも、ファシリテーターはあくまでも黒子に徹する必要がありますが、上下関係がある場合には、どうしても口を出したくなってしまうためです。
また、メンバーの信条からしても、上司の前で自由な発言がしづらいという心情的な問題もあります。

上下関係があっても、ファシリテーションスキルを身につけたり、場の雰囲気をうまく作ったりすることでこれらの問題を解決できる可能性はあります。そして、リーダー(役職者)がファシリテーションスキルを身につけることは、とても意義のあることです。

とはいえ、リーダーがファシリテーターになるのは難しいということは理解しておきましょう。

若手・中堅スタッフはファシリテーターに適している?

若手・中堅スタッフの場合は、メンバーに気を遣わせないという点ではファシリテーターに適しているといえます。

ただし、ファシリテーションスキルはとても高度なので、スキルを身につけられるかどうかが一番のネックになります。

ファシリテーションスキルは、民間のセミナーや資格講座などもあるので、長期的な視野に立って会社としてファシリテーターを育成することが大切です。

また、特に中小企業の場合、若手・中堅社員は会議のメンバー(プレーヤー)としても主要な役割を担うケースが大半であるため、ファシリテーターに任命することでメンバーとしての役割を果たせなくなってしまうというデメリットもあります。

外部のファシリテーターという選択肢もある!

社内でファシリテーター適任者を探すことは、とても難しい問題です。
そこで、一つの選択肢として社外からファシリテーターを手配するという方法もあります。

社内会議に外部のファシリテーターを呼ぶことで、程よい緊張感が生まれるといった効果も期待できます。また、社外の人なので「完全中立」の立場での会議の進行を期待することができます。

まとめ

ビジネスにおいて、ファシリテーターの役割が注目を集めています。
ファシリテーターは、物事をうまく信仰させるためにスムーズに合意形成をするため、中立的な立場で調整をする役割の人のことを指しており、主に会議の調整役を担う人のことを指します。

ファシリテーターは求められるスキルが非常に高度であり、会議の参加者の心情にも配慮することが大切なので、適任者を探すのが難しい場面があります。

状況によっては、プロのファシリテーターを招くことも非常におすすめです。

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