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すぐに使える!優れたファシリテーターに欠かせない4つのコツとは?

この記事では、ファシリテーターがおこなう仕事とファシリテーションのコツについて紹介しています。コツを踏まえて、ファシリテーターにはどのような特徴の人が向いているのかについても触れているので、ファシリテーター任命の際の参考にしていただけます。

2020/09/23
FACILITATOR
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Facilitation、ファシリテーションのベクター画像、それに連なる様々なコンセプト

ファシリテーターがしっかりとスキルを発揮できるかどうかによって、会議の成果は大きく異なります。しかしながら、ファシリテーションスキルを身につけることは非常に難しく、また会議の場でスキルを発揮することも難しいものです。

では、ファシリテーターがスキルを発揮するためのコツや合意形成をうまく導くためのコツはあるのでしょうか?

この記事ではファシリテーターの役割を簡単に紹介したのちに、ファシリテーションスキルのコツについて解説します。

ファシリテーターとは?

解決のコンセプト。ビジネスマンに対する障害物を容易にし、目標を達成する手助けをする橋を描く。

ファシリテーターの役割を一言でいえば、チームの合意形成を促すための調整をおこなうことです。

ビジネスの場面で「ファシリテーター」という用語が使われる場合、目的通りに会議が進められるよう司会をしながら、場の調整をおこなう立場のことを指します。

会議の際に、ファシリテーターが担う役割は、以下の通りです。

①場の調整
参加者全員が発言しやすい雰囲気を作り、メンバー全員が会議に参加しやすくなる状況を整えます。

②会議の目的の確認
話しやすくなったからといって、好き勝手に話していたのでは会議の目的を達成することはできません。議題の確認をし、何をどのように決定するのかについて、メンバー全員が意識を共有できるように議論の進め方や所要時間を確認します。

③バランスを見ながら会議を進行する
メンバー間での発言の量や議題の方向性の偏りに注意しながら、会議を進行します。あくまで発言を邪魔しないように黒子に徹しながら、発言しないメンバーがいれば発言を促すなどの対応をおこないます。

④議論をまとめ、意見を集約する
さまざまな意見が出たら、メンバーが考えをまとめられるようこれまでの発表内容をホワイトボードなどにまとめます。

⑤合意形成
メンバーの意見を集約し、合意形成をおこないます。

これらの一連の役割により、ファシリテーターは会議で重要な決定を効率よく進めるための重要な役割を果たします。

ファシリテーションの4つのコツ

2つの歯車を組み合わせてスムーズに物事を解決する。2人の男性との協力と連携のコンセプト。ファシリテーション。

ファシリテーターがスキルをうまく発揮できるかどうかによって、会議の内容や成果は大きく異なります。

つまり、ファシリテーターに求められる責任は非常に大きいということです。

この章では、ファシリテーターがスキルを発揮するためのポイントとなる4つのコツについて紹介します。

目的を常に意識すること

ファシリテーションの成果は、会議の中で目的としている結論に向けて合意形成をおこなうことです。

従って、ファシリテーターは会議の間、常に目的を意識する姿勢が求められます。

逆に、目的の理解が曖昧だったり、意識が低かったりすると、会議が目的とは違う方向にそれてしまったり、時間内に会議が終わらなくなってしまったりしてしまいます。

効果的なファシリテーションのためには「何のためにこの会議をおこなうのか?」という視点は常に必要です。

どんな意見に対しても興味を持つこと

ファシリテーションのコツの2つ目は、どんな意見に対しても興味を持つことです。

ファシリテーターにとって、重要なことは特定の意見やメンバーに肩入れをすることなく、メンバー全員の考えを汲んで合意形成をすることです。

従って、例えば本音とは反対の意見であったり、あまり論理的であるとは思えなかったりする意見であっても、まず興味を持つことが大切です。そのうえで、発言者の意図や真意を理解し、メンバー間で考えを調整していきます。

メンバー全員の様子に気を配ること

ファシリテーションのコツの3つ目は、メンバー全員の様子に気を配ることです。

例えば、発言頻度の少ない参加者がいる場合、会議がうまく進行しているように見えても、発言していないメンバーの考えが反映されないまま合意形成されてしまうことになります

また、時には会議に集中していないメンバーがいるかもしれません。

ファシリテーターは、常に全員の様子に気を配る必要があります。

ファシリテーションスキルを活用する

ファシリテーターは、身につけたスキルを効果的に活用することが大切です。

ファシリテーションに効果的なスキルは数えきれないほどたくさんありますが、特に重要なものとしては傾聴スキル待つスキルです。

「傾聴(けいちょう)」はコーチングやマネジメントスキルでもよく重要性が指摘されるスキルですが、あいづちやペーシングなどにより発言者が話しやすい雰囲気を作ったり、発言者の発言をタイミング良く要約したりするなど「聴いている」という姿勢を示すことが効果的です。

また、会議が活発なときや、発言の機会をうかがっているメンバーがいるときなどは、あえて「待つ」ことにより、会議を活性化させることができます。

ファシリテーションに活かせるビジネススキルは非常に幅広いため、資格学習などを通じてスキルを身につけることも大切です。

ファシリテ―ションの資格については「ファシリテーターに資格はあるの?取得するメリットは?」にて詳しく記載しているので、興味のある方はぜひ参照してください。

ファシリテーションに向いている人の特徴

組織の競合解決。ビジネスソリューションのベクターイラスト、問題、戦いのコンセプト。仲裁をする女性。ファシリテーション。

ファシリテーターは、実践や研修などを通じてスキルや知識を高めることができます。それと同時に、ファシリテーターに適性のある人の特徴というものも存在します。

ポイントは、3点あります。

自己主張を抑えられる

ファシリテーターはあくあまで「黒子」なので、自分の意見を抑えられない方はファシリテーターとしての役割を果たすことが難しいものです。

自己主張を抑え、チームのために意見の調整に徹することのできる人がファシリテーターには向いています。

時間の管理ができる

会議の合意形成のためには、時間調整も必要です。

特に、1時間以上の会議にもなると、議題が複雑だったり複数あったりするなど、予定通りの時間配分で会議を終わらせることが難しいものになります。

ファシリテーターにとっては時間管理も非常に大切です。

ポジティブであること

意外かもしれませんが、ファシリテーターはポジティブであることも非常に重要な要素です。

複数のメンバーの意見をまとめて合意形成をする場合、必ずしも目標通りに会議が進行するとは限りません。また、反対の意見同士が拮抗して、いつまでたっても意見がまとまらないというケースもあるでしょう。

そのような場面でも、ポジティブにチームにとってどのような答えが最善であるのかを客観的に考えることで、チームの利益を最大化することができます。

逆に合意形成が困難な時にファシリテーターがネガティブな考えに陥ってしまうと、合意形成をするのがさらに難しくなってしまったり、納得のいかないまま結論を出してしまったりするなどの結果に繋がってしまうことがあります。

まとめ

ファシリテーターの仕事は、複数のメンバーの意見を調整して、合意形成に導くことです。

ビジネスでは、会議の司会をしながら場の調整をするポジションに対して「ファシリテーター」が用いられますが、実際にファシリテーターとして機能するのは簡単なことではありません。

・目的を意識すること
・どんな意見にも興味を持つこと
・参加者全員に気を配ること
・「傾聴」「待つ」などの傾聴スキルを活用すること

これらのコツを把握するとともに、ファシリテーターに向いている人の特徴も踏まえ、社内でファシリテーターを任命し、育成すると良いでしょう。
また、社内に人材が見つからない場合や、早急にファシリテーターが必要な場合には、外部のファシリテーターを活用するのもおすすめです。

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