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ファシリテーターがオンライン会議を成功に導く!

この記事では、オンライン会議の成果を高めるためにファシリテーターの技術を活用する方法について紹介しています。ファシリテーターがスキルとリーダーシップを発揮して、オンラインならではの対策を取ることで、対面会議以上の効率的な会議を実施できます。

2020/09/25
FACILITATOR
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ウェブcam グループオンライン会議に参加する多様な人々の顔が映し出され、問題解決するコンセプト

コロナウイルス対策やテレワークの導入により会議をオンラインで実施している企業においては
「対面の会議のようにスムーズに会議が進行しない・・・」
と頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか?

実際、オンライン会議は対面会議とは異なる特性があります。
しかし、対策さえきちんと取ればオンライン会議でも対面会議と同様の(あるいは対面での会議以上に効率的な)会議の実施が可能です。
そして、そのカギを握るのが司会進行役となるファシリテーターの役割です。

この記事では、オンライン会議を成功させるためのポイントを、ファシリテーターの役割を交えながら解説します。

オンライン会議が失敗してしまう3つの理由

ノートパソコンを前にイライラするビジネスマンの様子

そもそも、オンライン会議が失敗してしまうのはなぜでしょうか?

体感として「オンライン会議は難しい」といったイメージを持っている方もいると思いますが、まずは失敗に終わってしまいがちな原因について考えてみましょう。

反応が分かりにくい

司会進行をしている方は特に強く実感されていると思いますが、オンライン会議が難しくなりがちなポイントの一点目は、メンバーの反応が見えにくいことです。

「細かな表情が見えないから、賛成なのか反対なのかがよくわからない」
「ニュアンスが読み取れないから、発言の意図が分からない」

上記のような例が、オンライン会議では往々にして起こります。

日経Techのニュース記事でも、Web会議では沈黙になりがちであることが紹介されていました。

参照:「沈黙が生まれるテレワークのWeb会議、仕切り役の上司に足りない「一言」とは

いうまでもなく、相手の反応が分からないと話しにくいものですし、反対に発表者の様子がはっきり見えないとリアクションを取りづらいものです。

片手間に参加できてしまう

二点目は、オンライン会議のメリットでもありますが、片手間に参加できてしまうことです。

例えば、家事をしながら音声のみを聞いたり、内職(資料の作成など、会議とは異なる別の作業をすること)をしたりなどです。

このように片手間に参加できてしまう点は、もともと会議には参加できないはずだったメンバーでも参加できるというメリットにもなりますが、メンバーごとに会議参加への積極性・意欲が大きく異なる結果になってしまいかねません。

社員ごとにICTリテラシーにバラつきがある

三点目は、社員によってICTリテラシー(PCやツールの機能や使い方を理解して使いこなす力)にバラつきがあることです。

その結果、ツールを使ってWeb上の資料を閲覧しているときに閲覧方法が分からなくなってしまったり、インターネット回線が不調になり対処法が分からず、回線が途切れたままになってしまうなどのトラブルが生じてしまうことがあります。

オンライン会議に欠かせないファシリテーターとは?

ノートパソコンに映るFacilitating ファシリテーティングとタブレットを見る男性

上記の失敗要因にうまく対処するためには、優秀なファシリテーターの存在が必要です。
では、ファシリテーターとはいったいどのようなものを指すのでしょうか?

答えを先に紹介すると、ファシリテーターとはチーム内でメンバー間の意見の調整などをおこない、スムーズな決定に導く役割の人のことを指します。
近年、ビジネスでは主に会議の司会・進行のポジションにファシリテーターを活用するケースが増えています。

会議でのファシリテーターには、次の4つのスキルが求められます。

①目的を理解する力
②コミュニケーション力
③考えをまとめる力
④合意形成へと導くスキル

対面の会議にせよオンライン会議にせよ、これらのスキルを活用して、会議を円滑に進めるのがファシリテーターの役割です。

ファシリテーターについては「ファシリテーターとは?重要だからこそ適任者選びが難しい」にて詳しく解説しているので、詳しく知りたい方はぜひチェックしてください。

オンライン会議を成功させる4つのポイント!

デスクに座ってコンピューターの画面を見ながら楽しそうに話す黒人ビジネスマン オンライン会議

ファシリテーターがスキルを発揮することにより、これまで失敗に終わっていたオンライン会議がスムーズに成功できるようになります。

では、ファシリテーターはどのような点を意識してオンライン会議を進行すれば良いのでしょうか?
オンラインでの会議は、対面の会議でのファシリテーションスキルに加えて、オンラインならではの特性についても意識する必要があります。

ファシリテーションスキルの基本のコツ(対面会議でのコツ)については、「ファシリテーターの4つのコツとは?」の記事で詳しく解説しています。

上記の記事を踏まえて、この後紹介するオンラインならではの4つのポイントを意識すると、会議の質をグンと高められるでしょう。

メンバーの「ヘルプ」を見逃さない

ファシリテーターは、発言の少ないメンバーに対して注意を払う必要があります。

発言数の少ないメンバーを気にかけるのは対面での会議でも同様のことですが、オンライン会議の場合はICTリテラシーの問題があることも理解しておく必要があります。

例えば、メンバーの一人のネットワーク環境の不調やツールを使いこなせないといった問題により、会議から取り残されてしまっている状況をフォローできるように配慮しておくということです。

何かしらトラブルが生じたときに、オンラインツールのチャット機能やスマホですぐに「ヘルプ」のサインを発信するようにあらかじめ声掛けをしておき、会議の脱落者がないようにしておきましょう。

Web会議ツールの機能を活用する

Web会議をおこなう際には、ZoomやSkypeなどのオンラインツールを利用します。

これらのツールには、Web会議をスムーズに進行するための機能が搭載されているので、うまく活用しましょう。

特に利用したい機能は次の機能です。

・ホワイトボード機能

アジェンダを記載したり、発言者の内容を書き込んだりする際に便利です。
ホワイトボードを共有して、メンバーが書き込むこともできるため、情報の共有がスムーズになります。

・チャット機能

質問や思いついたことがあるときに、発言を遮らずに意見を述べることができます。
また、会議に遅れて参加するメンバーがいる際に、チャットの内容をチェックすることで会議の内容を把握しやすくなります。

・録画機能

オンライン会議の内容を録画すれば、いつでも後から内容をチェックすることができます。
また、Web会議ツールによっては録画したデータの自動文字起こし機能が搭載されているものもあり、議事録の作成を自動化できます。

オンラインならではのルールづくり

発言者が話しやすく、メンバーが発言を聞きやすいように、オンライン会議ならではのルールを設定することも効果的です。

・発言の終わりには必ず「以上です」をつける

オンライン会議では、表情の変化やしぐさなどが伝わりにくいため、発言の終わりが分かりづらいという特徴があります。
発言の終わりに必ず「以上です」とつけるように徹底し、他のメンバーがスムーズに質問や意思表示できるようにしましょう。

・あいづちや反応を示す

発言者の内容に対する反応が分かるように、あいづちや反応を示すようにルールを徹底します。
このとき、うなずいたり身振りなどのアクションを起こしたりしてもよいのですが、メンバー数が多い時には逆に邪魔になり、話しづらくなってしまいます。
チャット機能を使って、簡単なメッセージ(「なるほど!」「OK」など)を示すのも、会議の進行を妨げずに意思表示をするテクニックです。

・原則として内職や家事を禁止する

会議の質を高めるためには、集中力が大切です。
そのため、原則として内職や家事などを禁止するようにしましょう。
ただし、家庭の事情などでやむを得ない場合もあるため、やむを得ない場合は事前に申告して許可を与えるようにするなどの対策を取りましょう。

時間厳守

最初に、目標時間を設定し、時間通りに会議を終わらせます。

ファシリテーターが時間を厳守することにより「内職・家事禁止」などのルールを守ってもらいやすくなります

また、オンライン会議は、短い時間で効率の良い会議がおこなえることがメリットでもあるので、オンライン会議のメリットを最大限に発揮するためにも、時間厳守をすることが大切です。

まとめ

オンライン会議には、対面の会議とは異なる特性があります。
そのため、難しさを感じている担当者の方もいると思いますが、今回紹介したようにファシリテーターのポジションを用意して、ファシリテーターがリーダーシップを発揮してオンライン会議を成功させるポイントを実施することで、オンライン会議がスムーズに進みます。

「なかなか自社にファシリテーターが務まりそうな人材がいない」
「ファシリテーターを活用してオンライン会議をやってみたけど、うまくいかなかった・・・」

こうした悩みをお持ちの方は、外部のファシリテーターを活用するのもおすすめです。

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