イベント仲間探しマッチングサービス Oul Events

イベントオーガナイザーとは?想像力を発揮して企画立案する職業

この記事では、クライアントの要望を聞いてイベントを企画・立案・運営するイベントオーガナイザーについてまとめています。イベントオーガナイザーは、イベントの種類や規模は非常にたくさんあるので、幅の広い仕事であると同時に、想像力や知識を発揮しやすい職業です。

2020/10/02
EVENTS
  • f
  • t
  • B!
女性オーガナイザー 携帯からノートに書き写している

イベントオーガナイザーは、とても幅が広い職業です。

他に、イベントプランナー、イベントコーディネーターなどと呼ばれることもありますが、どのような仕事をする職業なのかあまりピンとこない方もいるのではないでしょうか?

この記事では、イベントオーガナイザーって何?どんなことをするの?

といったことを、イベントオーガナイザーの仕事に興味を持ち始めたばかりの方が、イメージしやすいようにわかりやすくお伝えします。

イベントオーガナイザーとは?

Event Management イベントマネージメントのコンセプト アイデアのプランニング・オーガナイゼーション

イベントオーガナイザー(イベントプランナー・イベントコーディネーター)は、とても幅の広い仕事ですが、一言に集約すると「イベントを企画立案して、集客・準備・運営をする職業」です。

それぞれの意味は

オーガナイザー=取りまとめる人
プランナー=計画する人
コーディネーター=調整する人

となっており、厳密には意味が異なりますが、イベント企画の仕事としてこれらの言葉が用いられるときには、基本的には同じ職業であると考えて間違いありません。

どのようなイベントを主催・運営するのかによって仕事の内容も大きく変わります。

数千人以上の参加者が集まる展示会やライブイベントや大規模なセミナー・フリーマーケットやグッズ販売会・バーやクラブなどの店舗イベント・個人の記念日のサプライズプランなど、イベントの種類は規模や内容に非常に幅があります。

また、結婚式の演出やプログラム作成を企画・立案するウェディングプランナーも、広い意味でイベントオーガナイザー(イベントプランナー)の一種であるといえます。

イベントオーガナイザーの働き方

カレンダー・プランナーのコンセプト スケジュール調整

イベントオーガナイザーとして活躍するためには、どのような働き方があるのでしょうか?

イベントオーガナイザーとしての就労形態は大きく分けて2種類あり、イベント企画をおこなっている会社(イベント会社・広告代理店)に就職するか、フリーランスとして活動するかのいずれかです。

イベント企画会社に就職する際には、企業のサービス内容や顧客層により、具体的な職務も変わります。
企業に対してセミナーイベントを企画するのが得意な会社もあれば、個人の趣味に関するイベントを専門に扱っている企業もあるためです。

一方、フリーランスとして活動をする場合は、実績・経験・実力しだいで活躍の場所をどんどん広げていける可能性があります。

イベントオーガナイザーの仕事のメリット

イベントオーガナイザーの仕事のメリットには、以下の点があります。

・自分自身が考えた企画で、クライアントやイベントの参加者を喜ばせることができる
・主催者として、規模の大きな案件を仕切ることができる
・想像力やクリエイティブな能力を発揮して働くことができる

実力を身につけられれば、イベントオーガナイザーは非常に頼られる存在の仕事でもあり、また、自分だけの仕事を発揮しやすい仕事でもあります。

イベントオーガナイザーのやりがいについて詳しく知りたい方は、こちらの記事「イベントプランナーのやりがいとは?4つのポイント+現職のリアルな声」をご覧ください。

イベントオーガナイザーの仕事のデメリット

イベントオーガナイザーの職に就く場合には、デメリットとなりうるポイントもあります。
これらのポイントはあらかじめ把握しておくと、デメリットにならないケースもあるので、ぜひチェックしてください。

・土日祝日にイベントの予定が入ることが多い(土日に休みが取りづらい)
・特に実績が少ない頃は、作業の負担が多く、仕事のイメージギャップが生まれることがある
・自分自身の企画が通り、実績を積み上げていくためには、センスや技術が要求される場面がある

これらのメリットとデメリットを比較しながら、自分自身の適性を考えると良いでしょう。

イベントオーガナイザーの適正とは?

イベントオーガナイザーは、実績を積めば積むほど大きな仕事ややりがいのあるイベントを企画・立案できるチャンスが増えます。
では、クライアントから頼りにされるイベントオーガナイザーになるための適正にはどのような点があるのでしょうか?

イベントオーガナイザーは、資格・免許が必須要件となっている仕事ではない以上、ある意味、自分自身の人間力が重要であるとも言えます。

イベントオーガナイザーに求められるスキルとは、次のようなスキルです。

  • クライアントの要望やニーズを正確に読み取り、形にする力
    クライアントとの打ち合わせの中で、クライアントがどのようなイベントをイメージしているのか?イベントによってどのようなことを実現したいのかということを正確に読み取って形にする力が必要です。
  • コミュニケーションを取り、円滑な人間関係を築く力
    イベントの規模が大きくなればなるほど、イベントにかかわる人数も多くなり、意見を調整したり、指示を出したりしなくてはならない場面が多くなります。そのためには、積極的にコミュニケーションを取り、現場の責任者として組織をまとめていく力が必要とされます。
  • 臨機応変に対応する力
    イベントの企画・立案の際には、理想や信念も重要ですが、最も重要なことはイベントの成功です。
    そして、イベントの成功とは、クライアントや当日のイベント参加者・関係者が心から満足をすることです。
    イベントの開催中や準備中には突発的な出来事が起こったり、イベント内容の大幅な変更が生じたりすることも珍しくありませんが、最終的にイベントを成功させるために臨機応変に対応することが大切です。
  • イベントを成功させることにやりがいを感じられること
    イベント参加者が当日喜んでいる姿を見たり、クライアントから感謝の言葉を貰ったりすることがイベントオーガナイザーの仕事の中でやりがいを感じられる部分です。逆に言えば、これらのポイントにやりがいを感じられるかどうかがイベントプランナーとしての仕事に適しているかどうかの大きな分かれ目ともいえます。

イベントプランナーに向いているかチェックしてみたい方は、こちらの記事「イベントプランナーに向いている人の特徴8選!」を参考にしてみてください。

イベントオーガナイザーの仕事の進め方

平面図 プランナー

イベント企画会社・フリーランスのどちらの場合であっても、イベントオーガナイザーの仕事の進め方の基本的な流れはそれほど大きく変わりません。

①クライアントとの打ち合わせ
クライアントと打ち合わせをおこない、日程や目的・予算などからどのようなイベントを開催するのかを決定していきます。
この時に、見積もりの概算を提示します。

②イベント予定表の作成
大枠が決まったら、イベントの概要を書類としてまとめて、クライアントに提示します。
トラブル防止のために、キャンセル規定をはじめとした詳細の取り決めを書類でかわしておくことが非常に大切です。
正式な注文を受け取ったら、イベントの具体的な準備にとりかかります。

③準備
会場手配や当日の人員(受付・撮影・警備・通訳など必要に応じて)の確保・備品や機材のレンタル・購入手配をおこなったり、集客のための宣伝・告知をおこなったりします。

④当日の運営
イベントのスタッフを指導して、当日のイベント運営をおこないます。

まとめ

イベントオーガナイザーの仕事は、ゼロからアイデアを形にするという点でとてもやりがいのある仕事です。

それと同時に、クライアントの思いを形にすることや関わる多くの人に喜んでもらうことを合わせて考えなくてはならない仕事でもあります。

イベントオーガナイザーとして成功するには、コミュニケーションを取りながらスタッフや関係者を調整していく力や、臨機応変に対応する力・クライアントの要望を把握して形にする力などが必要とされます。

RELATED ARTICLE関連記事