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イベント運営の企画段階から終了後までの流れを完全ガイド

イベント運営する際の流れを企画からイベント終了後まで解説します。どのステップもイベントを成功させるためには欠かせない内容ですから、参考にしながらしっかり計画を練るようにしてください。

2020/12/02
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イベント運営の企画段階から終了後までの流れを完全ガイド【運営 STEP編】

イベントを成功させるためには企画の段階から綿密に計画を立て、当日しっかりと運営ができるようにする必要があります。企画や運営準備が十分でなければ当日に問題が発生してしまう可能性もありますし、当日の流れを把握しておかないとスムーズにイベントを行うことができません。

そこで今回はイベントを企画するところから当日の運営が終了するまでの流れを解説します。これからイベントを開催しようと考えている方は、この記事を参考にしながら順を追って企画・運営をしてみてください。

イベントは企画・運営・運営後の3つに分けて考える

イベントは企画・運営・運営後の3つに分けて考える

イベントを開催するときは、イベントの流れを企画・運営・運営後の3つに分けて考えるようにしましょう。多くの人が企画・運営に関しては計画の中に入れていると思いますが、運営後にもしなければならないことがあります。イベントを成功させても運営後がおろそかになってては、成果を次に繋げることができません。イベントを開催するときは、企画・運営と同じように運営後についても重きを置きましょう。

イベントを企画する流れ

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イベントを開催することになったとき、まずはイベントの企画を練っていくところからスタートします。イベントを企画する段階の流れは以下の通りです。

ステップ1. イベントを開催する目的を決める

山の頂上を望遠鏡で覗くビジネスマン。ビジネス目標、目標、機会、ビジョンの象徴。

イベントを企画するとき、まずどんな目的を持ってイベントを開催するのかを決めるのが第一ステップになります。

どんなイベントでもこの目的を決めないことには企画を進めることができません。主催する側がどんな目的を持っているのか、また参加者は何を求めて参加するのかなどを明確にしておきましょう。

この内容を明確にしておくことで、次のステップでも決めやすくなります。

ステップ2. ターゲットを決める

ビジネスの目標と戦略のベクター画像コンセプト。狙いに矢を投げるビジネスマン。ビジネス目標、目標、使命、機会、チャレンジの象徴。

目的が決まったらそのイベントのターゲットを決めていきましょう。イベントを開催する目的を達成するためには、どのような層に来場して欲しいのかを明確にしていきます。

目的がしっかり決まっていれば、ターゲット層も自然と絞れてくるはずです。趣味・趣向などでテーマが限定されたイベントもありますし、20代を集める・家族連れを集めるなどターゲット層が幅広く設定されることもあります。

ステップ3. イベント名を決める

ビジネスの目標、目標、または目標のベクター画像のコンセプト。ビジネス・スタッフのチームが共同で作業します。成長の象徴、チームワーク、チャレンジ。

目的とターゲット層が決まったら、わかりやすいイベント名をつけていきましょう。イベント名はターゲットにしている人がパッと見てなんのイベントなのかすぐにわかるようなキャッチーな名前がおすすめです。

イベント名だけである程度イベントの趣旨がわかるようなものや、「どんなイベントなんだろう」と興味を惹くような名前を考えてください。

ステップ4. 会場や日時を決める

【イベントを企画する流れ】 会場や日時を決める

イベントの目的やターゲット層に合わせて最適な会場や日時を決めていきます。

例えば家族連れをターゲット層としたイベントなのに、オフィス街で平日に開催しても集客は見込めません

ターゲット層が来場しやすい場所や日時を考えながら、予算を考慮して決めていきましょう。またイベントで使用したい特定の機器などがある場合は、それらの機器が使用可能かどうかも考慮する必要があります。

会場は市民館などの公共施設・民間の貸し会議室や貸しホール・屋外スペース・カフェやレストラン、ホテルなど様々な選択肢があります。それぞれかかる金額も異なりますし、収容できる人数も異なりますので、イベントの趣旨や予算、集客したい人数を考えながら決めていきましょう。

またある程度会場の候補を出しておき、開催したい日時に空きがあるかどうかもチェックしなければなりません。

ステップ5. イベントに付随する懇親会などを設定する

【イベントを企画する流れ】イベントに付随する懇親会などを設定する

イベントを開催するにあたって参加者向けの懇親会等を設定する場合もあります。

イベント終了後に懇親会を設定する場合はその会場の手配も同時に行い、イベント告知をするタイミングで同時に懇親会についても告知できるようにしておきましょう。

懇親会の会場はイベントで使用した会場をそのまま使うケースもありますが、カフェやレストラン、居酒屋などを別途で予約することもあります。ホールや会議室を使用すれば移動時間がかかりませんし、ケータリング等を利用すればその場をレストランのようにすることが可能です。

ただホールや会議室の場合は飲食禁止となっているところも多いので、事前に確認しておきましょう。カフェやレストラン、居酒屋を利用する場合はパーティーメニューやコースメニューを予約するのがスムーズです。

参加する人数を収容できるスペースがあるか、当日キャンセルの人が発生した場合の急なキャンセル等にも対応可能かどうかなど、お店側に相談して決めましょう。

ステップ6. イベントの告知方法を決める

【イベントを企画する流れ】イベントの告知方法を決める

会場・日時まで決まったら、今度はターゲット層に対してどのような方法でイベント開催を告知するかを決めていきます。

従来はポスターやフライヤーを使った告知方法が一般的でしたが、最近はイベントの規模に関わらずSNSを使ったイベント告知も主流になっています。特に小規模のイベントなのであれば、お金をかけずに告知ができるSNSを使わない手はありません。

イベント専用のアカウントを作成し、イベント開催に向けてターゲット層の興味を煽るような告知を投稿し続けるのもいいでしょう。関係者で拡散させたり、友人や仲間にお願いしてたくさんの人の目に触れさせることが大切です。

Facebookには参加者のコミュニティーを作ることができる機能もあるため、それを利用すれば参加者がイベント前からオンライン上で交流することも可能です。予算やターゲット層を考えながら最適な告知方法を決めていきましょう。

ステップ7. 告知や集客を行う

【イベントを企画する流れ】告知や集客を行う

イベントの告知方法が決まったら実際に告知を行い、集客をしていきます

申し込みが必要なイベントなのであれば、告知と同時に申し込み方法も発信しましょう。イベントの告知は早ければ早いほど多くの人にイベントの開催について知ってもらうことができます。

時間に余裕を持ってイベントを企画し、できるだけ早い段階で告知を始めてください。告知する際には告知を見ただけで基本情報がわかるように詳細を記載します。

情報が不足しているイベントだと「問い合わせるのも面倒だ」と参加希望者を逃してしまうこともありますので注意しておきましょう。

イベントを運営から当日の運営の流れ

【イベントを運営から当日の運営の流れ】庭の外に花を飾り、灯りをつける結婚式

イベントを企画し告知を始めたら同時に当日に向けて運営準備を始めていきます。しっかり運営準備をすることが、イベントを成功させるポイントです。運営準備から当日までの流れを見ていきましょう。

会場の下見をする

会場として使用する場所のアクセス方法や詳細はホームページなどの資料でも確認できますが、トラブルを避けるためには事前に会場の下見をしておくことが必要です。

会場の下見をしておけばどんなトラブルが発生しやすいかも予測することができます。アクセスがわかりづらい場所なのであれば、下見をしておくことで参加者に注意点を連絡することもできるでしょう。

イベント運営準備をする

イベントの運営準備においては、会場の下見を踏まえたうえであらゆる角度で準備をおこないできるだけトラブルが未然に防げるようにしておきます。とはいえイベントにトラブルはつきものですから、トラブルにも対応できるようにしておきましょう。

イベント準備をする時には、まずどんな準備が必要なのかをリスト化していきます。こうすることで準備漏れが防げますし、担当者を割り当てやすくなりますから、必ずリスト化しておきましょう。

準備内容をリスト化したらそれぞれの準備スケジュールを組み、担当者を割り当てていきます。具体的に必要な準備内容は当日のタイムスケジュール作成・当日のプログラム作成・施設の利用計画・会場レイアウト作成・機材や資材の手配・人材手配・進行台本作成・参加者アンケートの作成・トラブル対応マニュアルの作成などです。

当日のセッティング

イベントを開催する当日はイベント開催時間よりも早く会場入りしてセッティングを行います。セッティングにかかる時間も見越して会場を押さえるようにしましょう。

大規模なイベントになると前日にセッティングを行うこともあります。機器などを接続し問題ないか確認したり、参加者の受付がスムーズにいくような流れを作りましょう。

イベントの開催

準備で作成したタイムスケジュールと進行台本に沿って、イベントを行います。イベント開催中は参加者がイベントを楽しめるように配慮しましょう。

イベント中にトラブルが起きてしまった場合は、トラブル対応マニュアルを参考にしながら落ち着いて対処します。それぞれの担当者が自分のタスクに忠実に動くことで、イベントをスムーズに運営することができるでしょう。

イベント終了後の流れ

【イベント終了後の流れ】

イベントが終了したら、参加者に対してフォローアップを行います。これを行うことでイベントの成果をより活かすことができますし、次に繋がるイベントとして成立させることができるのです。

メールやDMなどで参加者が把握できている場合や、参加受付時に住所をもらっている場合はお礼メールやお礼状を送付します。こうすることで参加者との関係を継続することが可能です。

次回以降のイベントが確定しているのなら告知をしても構いません。メーリングリストを活用したり、イベント参加者コミュニティーで定期的に発信するのもいいでしょう。

またイベント参加者はSNSやブログ等でイベントについて発信している可能性が高いです。エゴサーチして参加者の投稿をリポスト・リツイートしたり、ブログを紹介させてもらうなどすることで、より多くの人にイベントについて知ってもらうことができます。

【まとめ】企画・運営・運営後の流れを把握してイベントを成功させよう

【まとめ】企画・運営・運営後の流れを把握してイベントを成功させよう

大まかなイベント開催における企画・運営・運営後の流れを紹介しました。今回紹介した流れはどれもがイベントを成功させるために必要なポイントです。イベントを開催するときはどの段階においても必要なことを明確に決め、実行していく姿勢を持ちましょう。あやふやな点があるとイベントを開催しても成果が得られなかったり、トラブルの元になったりという原因になります。今回紹介した流れを参考にしながら、イベント運営後までしっかりシュミレーションして計画を立ててください。

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