イベント企画の超重要な考え方6つのポイントを徹底解説
イベントの企画を考えるときに重要となる考え方・6W2Hと、企画を考えるときに押さえておきたい6つのポイントを解説します。企画はイベントを成功させる鍵です。この記事を参考に綿密に企画を立てましょう。
- 2020/12/18
- EVENTS
イベントを開催することが決まったとき、まず重要なのがイベント企画です。企画はイベントを開催するうえでのファーストステップであり、この企画がぼんやりしていてはイベントを成功させることができません。
そこで今回はイベント企画の重要性や考え方、企画段階で必ず押さえておきたいポイントについて解説していきます。企画はイベント成功の鍵です。この記事を参考にして、しっかりとイベント企画を練ってみてください。
Contents
イベントの成功には企画が重要だと言われる理由
イベントは当日来場してくれる参加者が満足すること、そして主催者が求めている成果を出せて初めて成功したと言えます。この成功の鍵となっているのが企画です。
企画はイベントの目的やターゲット、内容を決めることから始まりますが、それらは当日の運営方針にも大きく影響してきます。企画はイベント自体の基盤となるものであり、その基盤が盤石でなければイベント自体がブレてしまいます。
また企画がしっかりしていなければ思わぬトラブルも引き起こすことがあり、その結果イベント当日にトラブルがおきてしまう原因にもなりかねません。
このような考え方からイベントを開催するときは企画がとても重要だと考えられています。参加してくれた来場者が満足し次回のイベントにも参加したいと思えるように、また主催者がイベントを開催した目的を成果として得られるようにするためにも、企画をしっかりと練る必要があるのです。
イベント運営の全体的な流れを知りたい方はこちらの記事「イベント運営の企画段階から終了後までの流れを完全ガイド」をどうぞ。
イベントを企画するときの6W2Hという考え方
イベント企画において6W2Hという考え方があります。この考え方を元にすれば企画段階での漏れを防ぐことが可能です。6W2Hは下記の通りです。
- why(なぜ)：何を目的としてイベントを開催するのか
- who(誰が)：イベントは誰が主催し、誰を協力者とするのか
- whom(誰に)：誰にイベントに参加して欲しいのか
- what(何を)：どんなコンテンツでイベントも目的を達成するのか
- when(いつ)：どのタイミングで告知を行うのか
- where(どこで)：イベントはどこで行うのが最適なのか
- how(どのように)：どのようにイベント進行を行うのか
- how much(どれだけ)：イベントにかかる予算はいくらなのか
ではそれぞれどのようなものなのかみていきましょう。
1. Why(なぜ)：何を目的としてイベントを開催するのか
イベントを開催するからには主催者側に何らかの目的があるはずです。一つ目のwhyはこの目的が何であるかを指しています。
イベントを成功させるためには企画が重要だとお話ししましたが、まずこのwhyが明確になっていなければ、イベントを成功させるためのターゲット層の決定や会場の決定、コンテンツの決定などができません。イベント企画の中でも特にこの目的を明確にしておくことは大切です。
一つのイベントに対していくつかの目的があることも珍しくありませんが、まずメインとなる目的が何なのか明確にしましょう。メインとなる目的を決めれば、イベント終了後に参加者にどのようなアクションを起こして欲しいかが見えてきます。
それが見えてくれば、それを達成するためにどのようなアプローチを行えばいいかが自然と見えてくるようになりますから、まずはメインとなる目的をはっきりさせましょう。
イベントを開催する目的を明確にすることこそが、イベントを成功させるためのファーストステップです。この目的があやふやな状態では、この先の企画段階・運営段階においてイベントの趣旨がブレてしまう可能性があります。
また目的を考えるときは、参加者にとっても価値があるイベントであるかどうかを考えておく必要もあります。いくら主催者側の目的が達成できても、参加者が満足する内容でなければ評価が下がってしまいますし、次回のイベントにも繋がりません。
2. Who(誰が)：イベントは誰が主催し、誰を協力者とするのか
二つ目のwhoは誰がイベントを主催するか、またそのイベントを開催するにあたり、協力者や協賛や後援を得ることができるのかです。
イベントの企画を立てる人がイベントの責任者になりますが、かなり小規模なイベントではない限り一人でイベントを開催することはできません。イベントを成功させるためには他の人にも協力を仰ぐ必要があります。
スムーズにイベントを運営し、成功させるためにもどのような人にイベントへの協力をお願いするのかを明確にしておきましょう。また協力者が決まったら、どんなことをそれぞれ協力してもらうかも明確にしておかなければいけません。
イベントに協力を依頼する際は、依頼するタイミングも重要となってきます。イベント開催日時から逆算して余裕を持って依頼しましょう。また依頼する際にはどんなタスクが発生するのか、そのタスクがいつまでに完了しなければならないのかなどスケジュールも提示する必要があります。
実際にタスクが動き出してからも、連携を取りながら進捗を確認しながら進めていきましょう。どのような方法をとればスムーズに連絡が取り合えるのかを考えておくことも大切です。
イベントの規模や内容によっては、イベントの趣旨に賛同してくれた方から協賛や後援を得られることもあります。協賛や後援をお願いする場合はプレゼンを行い、イベントの趣旨を伝えたり、それに対してどのような協賛・後援を依頼したいのかを明確にしておきましょう。
3. Whom(誰に)：誰にイベントに参加して欲しいのか
三つ目のwhomはイベントに参加してもらうターゲットをどこに設定するかです。
イベントを成功させるためにはイベントを開催する目的に沿ったターゲット層に参加してもらう必要があります。イベントを成功させるためには集客が欠かせませんが、いくら沢山の人が集まったからといって、目的に沿ったターゲット層でなければイベントを成功させることはできません。イベント開催の目的であるwhyが明確に決まっていれば、自ずとターゲットとする層がどのような人なのか見えてきます。
イベント開催を成功に導くためには、参加してくれた人たちの満足度が大きく影響します。ターゲット層を決めておかなければ満足度や評価にも影響しますし、イベント終了後に期待する効果を得ることもできません。
イベントを開催する目的を踏まえたうえで、どのようなターゲットに参加してもらいたいのかを考えてください。ターゲット層を明確にすることで、開催場所や日時、参加費用、告知方法なども決めやすくなります。
またどのような層をターゲットにするのかを言語化しておけば、イベントに関係する人、協力・協賛・後援をお願いする人たちとも情報共有がしやすくなるでしょう。認識の違いを生まないためにも、ターゲット層を言語化して周知させる必要があります。
4. What(何を)：どんなコンテンツでイベントの目的を達成するのか
四つ目のwhatはイベントでどんなコンテンツを提供するのかです。
ただ参加者を楽しませるコンテンツを用意すればいいという訳ではなく、イベントの目的を達成できるコンテンツを考えなければなりません。主催者側が何を目的としているのか、参加者が何を求めてイベントに参加するのかを考慮して、コンテンツを決めていきましょう。
コンテンツを考えるときは、ターゲットが何を求めてイベントに参加するかを考えます。ターゲットが参加する目的を元にイベントのコンセプトを決定し、そのコンセプトに沿ったコンテンツを考えましょう。
またイベント終了後に参加者に求めるアクションを想定して、そのアクションを求めるにはどのようなコンテンツが必要か考えるという方法もあります。
またメインとなるコンテンツを補うサブコンテンツを用意するのもおすすめです。例えば子育てをしているママを対象にしているイベントなら、ママが参加する目的を満たすコンテンツをメインとし、一緒に来場した子どもたちが楽しめるコンテンツをサブコンテンツとするといいでしょう。
コンテンツには様々な種類があります。例えば講演型・対談型・ディスカッション型・体験型・パネルディスカッション型などです。一つだけでイベントを成立させることもあれば、いくつかを合わせてイベントとすることもあります。
目的を達成するためにはどのような種類のコンテンツでアプローチするのが最適なのかを考え、より効果的なコンテンツを組み立てていきましょう。
5. When(いつ)：イベントを開催する日時を決める
五つ目のwhenはイベントを開催する日時です。
イベントの目的やターゲットとする層によって最適な日時を決めなければなりません。例えば働く20代をターゲットとしたイベントにも関わらず、平日の日中に開催してしまったらターゲット層の来場が見込めなくなります。
また世間では様々なイベントが開催されているため、すでに発表されているイベントの日程もチェックしておくことが大切です。
同じような目的で同じようなターゲット層に向けてイベントが開催される日にイベントを開催してしまうと、集客率が下がってしまう可能性も大いにあります。イベントを開催する日時を決めるときはターゲットに合わせた日時設定を行い、そのほかの競合イベントの日程をチェックするようにしましょう。
イベントの趣旨によって競合イベントが多く開催される時期というのもあります。まだ競合イベントの日程が出ていないようであれば、前年の傾向を参考にしてみましょう。
平日にイベントを設定する場合はどの曜日に設定するか、何時スタートに設定するかも重要なポイントです。ターゲット層が参加しやすい曜日や時間がいつなのかもしっかり検討しましょう。
それからイベント日時を決めるときには、いつから告知を開始するかも同時に決めておくのが望ましいです。どれくらいの規模でイベントを行うのかにもよりますが、イベントの告知は1.5〜2ヶ月前に始めるのがいいとされています。
早めに告知を始めればそれだけ多くの人に周知させることができますし、参加希望者も予定を確保しやすいです。また早く告知しておけば参加申込の状況を見ながら対応することもできます。
予想より参加者が集まっていない場合に別のアプローチで告知を仕掛けることもできますから、いつから告知するのかもしっかり決めておきましょう。
6. Where(どこで)：イベントはどこで行うのが最適なのか
六つ目はイベントをどこで行うのかのwhereです。
イベントの目的やコンテンツの内容、ターゲット層によってイベントを行うのに最適な場所はどこなのかを決めていく必要があります。
コンテンツが講演型なら貸し会議室やホールといった場所が最適ですし、参加型のイベントなら参加者に体験してもらうためのスペースを確保しなくてはなりません。
イベント会場となるのは市民館や公民館などの公共施設や民間の貸し会議室・貸しホール、カフェ・レストラン・ホテル、屋外スペースなどがあります。それぞれ費用も異なりますし、使用できる機器や内容に制限がある場合もありますから、コンテンツに合わせて最適な場所を探しましょう。
またターゲット層が参加しやすい場所かどうかも大切です。社会人を対象にしたイベントを平日に行うならオフィス街からアクセスしやすい場所を選ぶなど、どんな場所ならターゲット層にとって利便性がいいかを考えましょう。
せっかくいいイベントを打っても開催場所へのアクセスが悪いと参加希望者が断念してしまうことも珍しくありません。参加者の立場に立って会場を決めましょう。
またターゲット層によっては、ベビーカーや車椅子の来場のしやすさ、イベント自体の尺の長さ、駅からの距離、電車での来場が難しいようなイベントなら駐車場の有無など、ターゲット層と会場の場所がマッチしているかも考えてみてください。ターゲット層と会場の場所がマッチしていればしているほど、参加者が見込めます。
7. How(どのように)：どのようにイベント運営を行うのか
7つ目のhowはイベント当日にどのようにして運営を行うのか、またそれに伴ってどんな準備が必要なのかです。
イベント当日にスムーズに進行するためには、コンテンツを進めるうえでの詳細の情報を記載した進行台本を作成する必要があります。またその進行の裏で各担当者がどのような動きが必要なのかをスケジュール化した進行表も必要です。
音楽・照明・スクリーンなどを使った演出が必要な場合も、この進行台本と進行表に記載しておくことで担当者が適切に動くことができます。これらを作成するときに気をつけておきたいのは、イベントがどの段階でスタートし、どの段階で終了するかの考え方です。
イベントのスタート時間から終了時間までしか記載されていない進行台本や進行表を作成してしまうケースもありますが、参加者にとってイベントがスタートするのは会場に到着した段階からです。特に参加者が円滑にイベント会場に到着し、スムーズに受付を済ませて会場に入れるような流れを考えましょう。
進行台本と進行表を作成したら、必ずリハーサルを行います。このリハーサルを行うことで、運営上の問題点を把握できるため、本番に向けた改善が可能です。
進行台本上や進行表上では問題がないように思えても、実際に動いてみると問題が発生することは珍しくありません。また機器を使用する場合は実際に機器を接続して問題なく使えるかどうかも確認します。当日のトラブルを防ぐためにも必ず本番同様にリハーサルを行い、問題点を洗い出して改善しておきましょう。
また参加者の会場までのアクセスがスムーズにいかないという問題は多くのイベントが抱えるポイントです。地図上では簡単に思えるような場所でも実際に足を運ぶとわかりづらいということはよくあります。
必ず会場の下見を行い、迷ってしまいそうな場所があればスタッフを配置したり、事前にメール等でお知らせするなどしておきましょう。
屋内で行う場合は入り口から会場となる場所の部屋までの導線をわかりやすくしておくことも大切です。
受付を行う必要があるイベントの場合は、わかりやすい場所に受付を確保します。参加人数が多いイベントなら事前に参加者に早めの受付をお願いしましょう。配布物がある場合は受付時に渡すか受付後に渡せる導線を作っておきます。
8. How much(どれだけ)：イベントにかかる予算はいくらなのか
最後のhow muchはイベントにかかる予算です。
参加者に満足してもらい主催側も成果を得るためのイベントとはいえ、もちろん予算があります。あれもこれもと内容を充実させようとすると費用はかさんでしまいます。
イベントを開催するためには告知・集客関連費用、コンテンツ費用、会場・施設利用料、機材・備品費用、運営関連費用、ノベルティ費用、雑費など様々なお金が発生します。
費用に優先順位をつけ、どこにどれだけの費用が必要なのか、また実際に使った費用を管理する方法を決めて、予算をはみ出してしまわないように計画を立てなければいけません。
企画段階で予算をはっきりと決め、どこにどれだけの費用を割くのか、削れる部分はないかをしっかり決めておきましょう。
イベント企画において必ず押さえておきたい6つのポイント
イベント企画をするときは6H2Wを踏まえたうえで、必ず押さえておきたいポイントが6つあります。
ポイント1. 目的を明確にしメインを絞る
イベントの企画を立てるうえで目的を明確にすることの重要性はお話ししました。目的がはっきりしていなければその先の計画にもブレが生じてしまいますから、必ず目的をはっきりさせるところから始めましょう。
またイベントを行ううえで目的がいくつか出てくることもありますが、一番の目的がなんなのかを明確にしメインを絞っておくことも大切です。
イベントを充実させるために様々なコンテンツを盛り込んで、多くの目的を達成させようとするケースもありますが、全てを達成させようとすると全てが中途半端になってしまいます。
イベントは限られた時間で行われるものです。まずはメインを絞り、それを軸にしてイベントの趣旨を参加者に伝えるために必要なことは何かを考えていきましょう。
ポイント2. ターゲット設定はより明確に
目的が決まれば自然とターゲット層が見えてくるということもお話ししましたが、ターゲット層はできるだけ具体的にしておくことが大切です。例えば20代をターゲットにするのか、50代をターゲットにするのかだけでもその層に刺さるイベント名・コンテンツ・告知方法が変わってきます。
明確なペルソナを設定し、年齢・性別・配偶者の有無・子どもの有無・趣味・生活環境・価値観などまで細かく設定すれば、よりそのターゲット層に刺さるイベント名・コンテンツ・告知方法などが考えやすいです。
企画の段階でターゲット層がしっかり絞り込めていれば、その後のアプローチ方法も明確に見えてきますから、ターゲット層はできるだけ詳細に設定しましょう。その後の企画がうまくまとまらないときは、ターゲット層が明確になっているか、問題ないかを見直すことも大切です。
ポイント3. 過去のイベントや類似イベントを参考にする
オリジナリティのあるイベントにしたいと0から企画を考えようとするケースがあります。
ただ0から作り上げようとすると膨大な時間がかかりますし、無駄も発生してしまう可能性が高いです。
もちろん過去のイベントや類似イベントを全て真似したところでいいイベントを作ることはできませんが、アイデアや目的達成のためのアプローチ方法を参考にするのはおすすめです。
イベントを開催するときはできるだけ多くの資料に目を通し、アイデアやアプローチ方法で参考になりそうなものはないかチェックしてみましょう。
またなかなかいいアイデアがない場合は、ターゲットとなる層にアンケートを実施するのもおすすめの方法です。
実際にターゲットにしようと考えている層からの声は、アイデアを生み出す時にとても参考になります。アンケートフォームを用意して募るのもいいですし、SNSを利用するのも一つの方法です。
ポイント4. 参加したくなるようなワクワク感を生み出す
いくらいいイベントでもターゲットとする層が「参加したい」と思わなければイベントを成功させることはできません。
参加したいと思えるようなワクワク感を生み出す方法を考えるのも企画において重要です。
ワクワク感が生まれるようなイベント名やコンセプト、会場のイメージ図や参加者体験型のコンテンツ、ノベルティなどを用意し、参加への意欲を高めましょう。
イベントの成功には告知による集客が大切ですが、告知でもワクワク感を生み出すことができます。
ポイント5. 他のイベントの差別化を図る
先ほど過去のイベントや類似イベントのアイデア等を参考にするというお話をしましたが、参考にしたうえで他のイベントとの差別化を図ることは重要です。
毎日様々なイベントが開催されていますから、目的やターゲット層が重複してしまうことは珍しくありません。そんななかでも「どうしてもこのイベントに行きたい」と思ってもらうためには、他のイベントとの差別化が重要です。
そのイベントでしか体験できないコンテンツ、イベント限定の商品やノベルティ、著名人や有名人、人気キャラクターを招くなど他のイベントにはない要素を最低一つは作りましょう。
若い世代ならSNSと連動させた体験型コンテンツやキャッシュレスのイベントも訴求要素になります。
ポイント6. 告知方法はイベント成功の鍵
イベントを開催して集客するためには告知が必要になります。
告知をして集客ができなければどれだけコンテンツが充実したいいイベントでも成功させることはできません。
できるだけ早く告知をすることの重要性について解説しましたが、それと同じくらいどのような方法で告知するかを企画段階で計画することも重要です。
告知方法はCM、ポスター、フライヤーなどがあります。すでにイベントを開催した実績があればメールやDMも有効な方法でしょう。ただ近年はSNSを利用した告知が一般的となっています。
年配の方をターゲットとしたイベントでSNSを利用しても効果は期待できませんが、若年層をターゲットとしているのならSNSは有効です。
イベントのアカウントをフォロー、リポスト、リツイートすることでイベント当日に特典があるなどを設定すると、自然とフォロワーが増え情報が拡散されます。
またイベント当日までにもSNSを稼働させ、興味を惹くようなコンテンツを提供できれば自然とイベントへの参加意欲も高まります。どのターゲット層でも効果的という訳ではありませんが、イベントのターゲット層がSNSユーザーなのであればSNSを取り入れた告知は重要です。
SNSユーザーではないターゲット層を対象にしている場合は、従来の通りCM、ポスター、フライヤーなどが有効になります。新聞の広告欄を使ったりラジオCMを使ったりするのも一つの方法です。
予算が避けない場合はターゲット層が利用しそうな場所や店舗にポスターを貼らせてもらったりフライヤーを置かせてもらったりという告知方法を取るのも効果的と言えるでしょう。
ターゲット層に合わせた告知を行うことは、ダイレクトに集客につながります。想定した集客を達成するためには告知方法も企画段階でしっかりと検討しましょう。
【まとめ】企画がしっかり練れているかどうかでイベントの成功が左右される
イベント企画はイベントを開催する際の土台となる部分です。いくら当日に華やかな演出を行ったとしても、イベントの土台部分がしっかりしていなければ、参加者が満足できなかったり主催者が思うような成果を得られなかったりします。
イベントを開催することが決まったら、まず企画をしっかりと練るところから始めましょう。
今回企画の考え方として6W2Hを紹介しましたが、企画を進めるうえでスムーズにいかない問題が出てきた場合、この6W2Hのどこかが明確でない可能性が高いです。
ただやみくもに進めるのではなく、問題が発生したら立ち返って企画の初期段階に問題がないかチェックしてみてください。
イベントを成功させるためには企画がとても大切です。しっかりと内容を詰めて盤石な土台を作りましょう。
