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イベント進行の仕方・コツ・注意点|担当者必見のポイント

イベントの進行は、企業の会議・レクリエーション・パーティーなどさまざまな場面で必要とされます。時には、急に進行の役割を依頼されることもあるでしょう。この記事では、企業内でのイベント進行の役割・コツ・注意点を解説しています。

2021/09/06
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イベント進行の仕方・コツ・注意点|担当者必見のポイント

企業イベントや会議の司会進行は、非常に重要な役割です。
レクリエーション目的のパーティーを例に挙げると、司会進行がうまく盛り上げられるか否かによって、イベントの雰囲気が大きく異なります。

しかし、大半の企業においてイベントの専門家が社内に存在するわけではありません。
営業職や経理職の担当者が、日常業務と並行してイベントの進行を担当することになります。

その結果、どのようにイベントの準備をすべきなのかがわからなかったり、イベント開催のメリットを十分に得られなかったりします。

この記事では、企業内イベントの司会について総合的に解説します。
司会進行の準備の仕方や注意点がわからずに困っている方は、ぜひ参考にしてください。

イベント進行役に求められる役割

イベント進行役に求められる役割

そもそも司会が果たすべき役割が明確になっていないことは少なくありません。
やるべきことが明確化されていない状況で、適切な役割を果たすのは極めて困難です。
この章では、まず司会に求められる役割を準備・当日・終了後の3つのポイントにてご紹介します。

準備

イベントの成功は準備にかかっているといっても過言ではありません。

進行に任命された場合、イベントの内容がどのようなものであれ、以下の点を意識して頭に入れておく必要があります。

  • イベント全体の進行
  • イベントの参加者・ゲスト
  • イベント開催の趣旨・目的

進行担当者が上記の点を理解したうえで、イベントの準備をもれなく進めることが重要です。
当日の状況をシミュレーションして、できる限り具体的に考えましょう。

当日の進行

当日の司会進行は、プログラムに沿っておこないます。
司会進行のスムーズさは、イベントの成否に直結します。

このときに司会進行担当者が考えなくてはならないのは、以下の点です。

イベントのプログラム
イベントの進捗状況(予定時間通りに会議が進行しているかどうか?/イベントの目的が達成されそうか?)
イベントの全体の状況(出席者一人ひとりの状況やイレギュラーな事態が発生していないか否かなど)

イベント担当者には、イベント全体をコントロールする役割が課せられます。

終了後のまとめ

イベントの内容によっては、まとめやフィードバックが重要な意味をもちます。
司会進行の他にまとめ役が任命される場合もありますが、司会進行は全体を管理する役目を担うため、フィードバックの担当者としても適任です。

イベント進行に必要とされるスキルとは?

イベント進行に必要とされるスキルとは?

イベントの司会進行には、いくつかのスキルが要求されます。
司会進行に必要な能力を知ることは、イベントを適切に進行するうえでも重要です。
イベント進行は、さまざまなスキルが必要とされる重要任務ですが、特に重要性が高いものを3点ご紹介します。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力が要求されるのは、準備段階において各関係者と密に意見のすりあわせをしなくてはならないためです。

イベント開催の趣旨・それぞれの出席者の役割・当日の動き方などを入念に確認しておかなくてはなりません。
そして、確認作業のためには、進行役がそれぞれの担当者に自ら積極的にコミュニケーションを取る必要があります。

不明な点や改善点に関しては、会議の前に解決する必要があります。

イベント当日にももちろんコミュニケーション能力は重要ですが、それ以上に準備を円滑に進めるためにコミュニケーション能力が重要です。

効率的に業務をおこなう能力

通常、イベントの司会進行担当者は普段の業務と並行してイベントの準備を進めます。
当然ながら、一般的な企業ではイベント進行専任の担当者は存在しないためです。

また、イベントに関わる社内のスタッフもイベント以外に多くの仕事を抱えています。

つまり、イベント進行の担当者は限られた時間のなかで効率よく準備を進めていかなければなりません。

準備がおろそかになると、イベントや会議の内容は質の低いものになります。
そして会議の準備に集中するあまり普段の業務に支障がでるのも大きな問題です。

日常業務と会議の準備とのバランスをうまく取り、イベントを成功させられるスキルが要求されます。

全体を把握する能力

イベント当日、司会進行役は全体の状況を常に把握しておかなくてはなりません。
イベントの規模が大きくなればなるほど、全体まで目を行き届かせるのは大変になり、司会進行役の重要性は高まります。

しかし、雰囲気を盛り上げたり、逆に出席者の集中力を高められる状況を演出したりするなど、その場の状況や空気を読みながら雰囲気をコントロールする役割が求められます。

イベントは、出席者全員にとって意義のあるものにすることが重要です。
そのためには、進行役が隅々まで目を光らせる必要があります。

イベント進行を引き受けるうえでの注意点

イベント進行を引き受けるうえでの注意点

イベントの進行を引き受ける際には、絶対に強く意識しておかなくてはならない点もあります。
イベント開催が大失敗に終わらないようにするため、必ず押さえていただきたいポイントを2点ご紹介します。

事前準備を怠らないこと

参加者全員にとって、イベントの準備は非常に重要です。
なかでも、司会進行が準備を怠ってしまうとイベントは台無しになることがあります。

最も典型的な例は、イベントのスケジュールを把握しておらず、行き当たりばったりになってしまうケースです。
この場合、進行がぎこちなくなってしまい、出席者も集中力を維持したり会を楽しんだりすることが難しくなります。

時には、必要に応じて前日までにシミュレーションをおこなったり、台本を読む練習をしたりすることも重要です。

臨機応変な対応を意識すること

事前に十分なシミュレーションをおこない、基本的な進行手順を把握しておくことは重要ですが、事前の予定に縛られすぎるのもよくありません。
イベントの最中には、イレギュラーなことが度々起こるものです。

イレギュラーなことが起こったとしても進行の担当者が柔軟な対応を見せれば、の空気が悪くなったりイベントが失敗したりするリスクは小さくなります。

機材のトラブル・参加者の体調不良・本業におけるトラブルなど、さまざまな状況が起こりうることを頭に入れておきましょう。

イベント進行は外部業者に依頼することも可能!

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出張ファシリテーター費用相場

低価格のファシリテーター: 15,000円~
高価格のファシリテーター: 100,000円~

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イベント進行は、外部の専門家に依頼をすることも可能です。
例えば、会議やミーティングなどの場合は「ファシリテーター」「会議の司会進行担当者」パーティーやキックオフミーティングなどは「イベント司会」などのサービスがあります。

この章では、進行のプロに依頼した場合のメリット・デメリットをご紹介します。

外部業者のメリット

イベント進行のプロに依頼する場合の主なメリットは、以下の3点です。

専門家ならではのノウハウや技術がある(イベントの準備・打ち合わせの進め方やアテンドの仕方など)
自社スタッフが本業に集中できる
イベント開催の最大限の成果が得られる

上記により、イベントを成功させられる可能性を高められます。

外部業者依頼時の注意点

外部業者に司会進行を依頼する場合、メリットばかりではありません。
あらゆるケースで注意点となるのは、以下の3点です。

費用が発生する
依頼する担当者(派遣業者)によって、サービスの品質にばらつきが生じる
情報漏洩対策が必要

費用や担当者の品質については、特に初めてサービスを依頼する際に慎重に誰に依頼するかを決めることが重要です。
事前の打ち合わせや業務のやりとりのていねいさなどを確認して、一定の信頼感が得られてから依頼するとよいでしょう。

情報漏洩対策に関しては、NDA(機密保持契約書)の締結やプライバシーポリシーの確認をおこなうなどにより、リスクを低減させられます。

イベント進行担当者の選び方や依頼の手続き内容によってかなりリスクを抑えられるため、慎重に対応しましょう。

まとめ

企業でイベントを実施する際、司会・進行の担当者が成功のカギを握っています。

イベントは、会議や研修会などの業務に直結するものから、パーティーやレクリエーションまで多種多様です。
しかし、全てのイベントが特定の目的をもっておこなわれるのは間違いありません。

進行の担当者は、まずイベントの趣旨を理解する必要があります。
そして、目的を達成するために関係するスタッフや関係者を巻き込んで、入念に準備します。

進行担当者に求められる役割は決して簡単なものではありません。
だからこそ、進行は極めて重要なポジションであるといえます。

社内にリソースが不足している場合には、外部のサービスを用いて質の高い進行を任せることも可能です。

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