イベント会場探しのベストな方法｜目的の会場が見つかる
この記事では、目的別のイベント会場の探し方やオススメサイトをご紹介します。イベント会場探しに苦労する方は多いですが、探し方のコツや理想的なサイトを知れば楽になります。目的にあった会場を選ぶことで、イベントの満足度も高まるでしょう。
- 2021/10/04
- EVENTS
イベント会場を探すのは、決して簡単なことではありません。
イベントの内容によって必要とされる会場の条件はそれぞれ異なるためです。
希望の条件にぴったりの会場がすぐに見つからないこともよくあります。
しかし、会場の探し方の基本を押さえれば希望条件にマッチした会場を見つけられる可能性は飛躍的に高まるでしょう。
この記事では、目的ごとのイベント会場探しの条件をご紹介します。
さらに、さまざまな用途・目的での会場探しを助けてくれるWebサイトもご紹介していますので、会場探しに困っている方はぜひ参考にしてください。
Contents
目的にあわせたイベント会場選び
理想的なイベント会場は、イベントの内容によって大きく変化します。
そもそもイベントには、大人数が集まるフォーマルなものから友人同士でのホームパーティーまで規模・種類・楽しみ方などはマチマチです。
この章ではまず、イベントの目的別に会場の探し方について解説します。
企業の会議・研修
外部の会議室やイベント会場にて会議や研修を実施することにより、参加者の集中力アップや移動の効率化などのメリットがあります。
一般的に会議室や研修会場を探す際には、各会議室のホームページを個別にチェックするか、もしくはポータルサイトをチェックするかのいずれかです。
理想的な会議室・研修会場を探すための重要ポイントは、収容人数・立地・価格です。
まず、Googleなどで検索をする際に開催地で絞り込みをしたあと、収容人数や価格がわかりやすく表記されているサイトを確認するとよいでしょう。
パーティー・懇親会・交流会（ビジネス用途）
ビジネスでは、パーティー・懇親会・交流会などの目的で外部会場を必要とする場合もあります。
これらのケースでは、会議室を探す場合とは異なり以下の条件が重要視されます。
室内での飲食の可否（アルコール飲料を飲んでもよいか否かの確認を含む）
料理の持ち込みや手配依頼の可否
広さ（パーティー形式で何人収容できるか？
基本的なリサーチ方法は会議室の調べ方と同じですが、飲食店やパーティー会場なども選択肢に含まれるでしょう。
ホームパーティー・結婚式の二次会
ホームパーティーや結婚式の二次会などの個人での集まりの際には、ゲストたちが料理や歓談をリラックスした雰囲気で楽しめる会場を準備するケースが一般的です。
パーティーの内容によっては、音響設備やゲーム・カラオケなどの設備が必要になることもあるでしょう。
予算にもよりますが、個人向けのパーティー会場やイベントスペースは、立地・スペースの広さ・設備・料金・雰囲気などが重要視されます。
写真がたくさん掲載されていればイメージがつかみやすく、会場選びに失敗するリスクを低減できます。
スポーツ・フィットネス
スポーツ・フィットネス・ダンスなどをする際には、基本的に多目的ホールや屋外スペースなどが適しています。
まず、レンタルスペースが運動に適していることが絶対条件です。
例えば、一般的なホールや会議室でダンスイベントを開催しようとすると、振動や騒音の問題から使用が許可されない場合があります。
また、イベントの内容によっては着替えるためのスペースなどが必要となる場合もあります。
そのほか、確認しておきたいポイントは以下のとおりです。
- 料金
- スペース
- 立地
イベント会場を探す場合の流れ
イベント会場のポイントが確定したら、実際にインターネットなどで予約の手続きに入ります。
この章では、一般的なイベント会場の予約の流れを解説します。
候補の会場を選定する
前章でご紹介させていただいたポイントを参考に、会場の条件を絞り込みます。
インターネットを使って検索をすれば、希望のエリアにて複数の会場が見つかるでしょう。
候補のなかで、特に条件に合致するイベント会場を第一候補から順にピックアップします。
立地・料金・サービス内容など、何を最優先するのかを決定しておくと優先順位をつけやすくなります。
空き状況・利用規約・見積もりを確認する
会場を具体的に絞り込むには、より具体的な情報が必要です。
- 空室状況
- 利用規約
- 見積もり
上記の3点を必ず確認しましょう。
オンラインで空室状況や見積もりを確認できるサイトであれば、効率よく詳細を確認できます。
利用規約については、禁止事項やキャンセル規定が特に重要です。
規約を見落としていると、重大なトラブルに発展するケースもあります（例えば、楽器の演奏を伴うイベントをするために会場を借りたにもかかわらず、規約にて騒音の生じるイベントの開催が禁止されていた場合など）。
料金支払い
利用する会場が確定したら予約し、料金を支払ってください。
大半の会場は事前払いが条件になっているため、支払期日について確認して漏れのないように注意しましょう。
また、やむをえずキャンセルするときや人数が変更になったときにも、あわせて確認が必要です。
参加者・ゲストに対して周知する
会場が確定したら、当日の流れを確認して参加者やゲストなどにイベント案内を周知します。
このとき、大切なことはイベント会場の禁止事項や利用規約などを参加者にも共有することです。
例えば予約時間よりも早く参加者が到着すると、会場に入室できなかったり会場側に迷惑がかかってしまったりすることがあります。
イベント会場探しは「スペースマーケット」がオススメ
イベント会場の基本的な流れを理解できていても、さまざまなトラブルが生じることがあります。
空室状況や料金の確認の一つひとつに時間がかかる
アクセスのよい会場がなかなか見つからない
会場の写真が少ないため､イメージがわかない
これらの問題をすべて解決できるサイトが「スペースマーケット」です。
「スペースマーケット」には、全国16,000件以上のさまざまなタイプの会場が登録されています。
さらに、すべての会場の料金・収容人数・広さ・空室状況・雰囲気が一目で確認できるため、イベント会場探しの手間が劇的に軽減されます。
条件を指定したセグメント検索をしたり、利用用途を指定して会場を選んだりすることもできるため、今求めている会場をリサーチすることが可能です。
イベント会場探しに困っている方は、「スペースマーケット」を利用されてみてはいかがでしょうか？
まとめ
イベント会場を探すためには、立地・料金・利用規約・広さなどさまざまなことを同時に確認しなくてはなりません。
したがって、イベントの人数・日程・内容などによっては会場探しにかなり苦労します。
よい会場が見つかったと思ったら、予算を大きくオーバーしていたり、希望の立地から遠く離れたりしていた、などといったことも会場探しではよくある事例です。
会場探しをスムーズにするためには、探し方の基本を押さえたうえで、「スペースマーケット」のように利便性の高いポータルサイトを活用しましょう。
