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イベント主催を成功させるために担当者が押さえておきたいポイント

この記事はイベント主催の担当者が、必ず知っておきたいポイントを項目別にまとめたものです。企画・集客・運営などそれぞれの項目においてやるべきことや重要なポイントをまとめています。ぜひ、記事を参照しながらイベントの準備を進めてください。

2021/10/15
EVENTS
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イベント主催を成功させるために担当者が押さえておきたいポイント

イベントを主催するとき、その成功の指標はさまざまです。

  • ゲストの満足度
  • 集客の人数
  • スムーズな運営

すべての項目にて成功するためには押さえるべきポイントが複数あります。
イベント主催の経験が少ない方や苦手に感じている方にとって、それらのポイントをすべて押さえるのは大変なことだと思われるかもしれません。

しかし、イベント主催のポイントは決して難しい物ではありません。
この記事では、イベント主催の流れを一つひとつ解説します。

イベント主催は企画の立案から

イベント主催は企画の立案から

イベントの企画が決定した段階で、企画の内容は定まっているでしょうか?
もし、企画の内容が漠然としている場合は、企画を固めることからスタートしなくてはなりません。
実際に、思いつきや慣習などによりイベントの開催は決定したものの、企画や趣旨が明確化されていないケースは多々あります。

この章では、企画の重要性とその立案方法をご紹介します。

企画が重要視される理由

イベント企画とは、イベントの目的・ターゲット・内容のことです。
企画内容が明確であればあるほど、イベントの質が高まり、集客や運営がスムーズに進みやすくなります。
反対に、企画が定まっていない場合には以下のトラブルが生じる可能性があります。

イベントの内容がブレる
魅力的なイベントを開催できない
当日、ゲストが不満をもったり、トラブルが発生したりするリスクが高まる

イベント主催の担当者になったときは、会場の選定や告知などの手続きを進めたいと思われるかもしれませんが、企画内容の決定が不可欠です。

6W2Hに沿って考える

企画案を具体化させる際には、6W2Hに基づいて作成するとスムーズです。

(6H)

  • WHY:なぜイベントを開催するのか?
  • WHO:イベントの主催者は誰なのか?
  • Whom:どんなゲスト(ターゲット)を招待するのか?
  • What:イベントの企画内容は?
  • When:いつイベントを開催するのか?
  • Where:どのようなところでイベント開催をするのか?

(2H)

  • How:どのようにイベント運営をおこなうのか?
  • How much:イベントにかかる予算はどの程度なのか?

当然ながら、企画段階では未定の部分もあるでしょう。
例えば、開催場所や予算などは実際にイベント会場を予約しないと細かな部分は確定しません。

しかし、予算の上限を設定した会場の候補地を設定したりするなど、決定可能な範囲で細かく設定することで、イベント内容を立案しやすくなります。

イベントの内容に関しては、「イベント企画の超重要な考え方6つのポイントを徹底解説」にて詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

企画作成がスムーズに進まないときのポイント

イベント企画を立案する際に、イメージが膨らまなかったり社内で賛成意見が得られなかったりすることがあります。

このときは、以下の点を意識すると企画案を立案しやすくなるでしょう。

過去の企画やほかのイベントを参考にする
ターゲットとなるゲストがワクワクしそうな企画を立案する
ほかのイベントをブラッシュアップして差別化する

こうして、ゲストや出席予定者が積極的に参加したくなるようなイベントにすることが企画成功のポイントです。

イベント主催の集客を成功させるために押さえるべき3つのポイント

イベント主催の集客を成功させるために押さえるべき3つのポイント

イベント企画を成功に導くためには、最適な環境で開催する必要があります。
この章では、イベントを成功させるためには絶対に押さえておきたい3つのポイントを解説します。

会場選びが重要

イベントはどの会場で実施をするのかがとても重要です。
そして、イベントの内容や趣旨などによってかけられる優先すべきポイントが異なります。

集客力や利便性を最大限重視する場合
立地が最も重要視されます。
ターミナル駅などの主要駅からの徒歩圏内が理想的です。

大人数が集まるイベントの場合
数百人を集めるイベントを開催する場合は、候補の会場がかなり限定されます。
日曜祝日などの日程などは会場が予約で埋まってしまうこともあるため、キャパを満たした会場を早急にみつける必要があります。

予算に余裕がない場合
できるだけ料金の安い会場を押さえる必要があります。
公共施設を利用したり、立地や設備の面を譲歩したりするなどが必要になることもあるでしょう。

上記のように、ニーズに合った会場を選ぶことが大切です。
イベント会場探しのベストな方法|目的の会場が見つかる」で、会場の選び方について詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

集客方法

集客イベントを開催する際には、集客の方法によって結果が大きく左右されることがあります。
ポイントは、ターゲットにあわせて最適な手法で集客をかけることです。

具体的には、以下の集客方法があります。

自社のWebサイトやメールマガジンなどの自社コンテンツ
自社の既存顧客に対して、あまり費用をかけずにアプローチできます。
また、有名人を招待する場合やエンターテインメント性の高いイベントなどは、自社コンテンツだけでも新規顧客にアプローチできるかもしれません。

セミナーポータルサイトや地域の情報サイトなど
セミナー内容に興味のある層やポータルサイトの利用者層に効率よく周知できます。
ただし、掲載料や広告費などが請求される可能性もあります。

イベント集客に利用できるサイトについては「イベント告知ができる12サイトの特徴をまとめて一挙公開」で一覧にしてご紹介しています。

チラシ・DM・看板などのオフラインでの宣伝
インターネットを利用しない層にもアプローチできます。

Twitter・YouTube・InstagramなどのSNS
うまく活用すれば料金をかけずに効率よく多くのユーザーにアプローチできます。
SNSは、拡散されやすい性質があるため、既存顧客だけでなく新規ユーザーに対してもアプローチしやすいでしょう。
個々の媒体によって利用者層が異なるため、イベントの内容によって使用するSNSを使い分けたり、複数の媒体を平行して利用したりすることも重要です。

SNSを活用した集客方法については「イベントの集客はSNSの活用が必須!9つのコツを詳しく紹介」にて詳しくご案内していますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

このように、イベントの集客方法は多数あるため予算を確認しながらベストな集客方法を選定してください。

タイミング

集客を募る際には、タイミングも重要です。

集客のタイミングが直前過ぎる場合には、参加者の都合がつけられなかったり、告知する時間が不足してしまったりするなどの理由から、集客に失敗する可能性があります。

集客のタイミングが早いことには大きなデメリットはありませんが、集客をスタートするまでに会場確保・企画の内容の決定などをおこなわなくてはなりません。

あらかじめ、募集開始を締め切りとして設定し、スケジューリングするとよいでしょう。

イベント主催の事前・当日・運営後の流れ

イベント主催の事前・当日・運営後の流れ

イベント主催の担当者は、集客に成功した時点で安心する方も少なくありません。
しかし、イベントの成否はイベント当日やイベント終業後の一連の運営・対応によって大きく変化することもあります。

この章では、運営や対応の流れについてご紹介します。

事前の対応

当日のイベントがスムーズに開催されるようにするために最も重要な点は、事前準備であるといってもよいかもしれません。

イベントの内容にもよりますが、イベント主催者が事前に確認しておきたい点は以下の点です。

アクセス
公共交通機関の乗り換え・電車やバスの本数・最寄り駅からのアクセス・会場のわかりやすさなどを実際に確認します。

会場の雰囲気や設備
ホームページ上の情報と実際の会場の雰囲気が微妙に異なっていることもあります。
また、お手洗い・非常口・会場の動線・音響設備など、イベントを進行するための設備状況も確認しておきましょう。
そのほか、耐震性・免震性の確認やQED設備の有無・近隣の病院の状況・災害時の避難経路なども確認しておくと万全です。

当日の対応

当日、もしくは前日に主催者は会場入りをして事前の準備をおこないます。
持ち込みの備品を設定したり、イベントに必要な会場のセッティングをしたりするなど、限られた時間のなかでもれなく必要な作業をおこなわなくてはなりません。
事前準備の不備があるとイベントの進行に大きく影響することもありますので、必要に応じて社内で人員を依頼するなどしながら開始時間前に準備や音響のテストなどを終えておきましょう。

当日は、ゲストや来場者をもてなしながら、予定通りに運営に徹してください。
どうしてもイベントの進行が遅れたり、イレギュラーな事態がおこったりすることはあるため、スケジュールやタイムテーブルを頭に入れておくことが重要です。

当日のイベント進行について具体的に知りたい方は「イベント進行の仕方・コツ・注意点|担当者必見のポイント」で紹介しています、こちらもぜひチェックしてみてください。

終了後の対応

イベント終了後に主催者がおこなわなくてはならないことは、以下の2点です。

  • 会場の片付け
  • ゲストへのフォローアップ

ゲストたちをお見送りしたあとに、ゴミの処分・持ち込み品の回収・施設の原状復帰などをおこないます。

また、イベント成否を図るうえで特に大切なことがゲストへのフォローアップです。
アンケートによって満足度を確認したり、改善点を確認したりして、さらなる満足度の向上に努めます。
そして、さらに次回のイベントの際に反省材料として活用します。

ここまでのイベント企画から終了までの流れについて「イベント運営の企画段階から終了後までの流れを完全ガイド」にまとめていますので、詳しく確認したい方はあわせてご覧ください。

まとめ

イベントを成功させるために主催者がやるべきことはたくさんあります。
未経験の方にとっては、とても大変なことのように思えるかもしれません。

しかし、この記事でご紹介しましたようにやるべきことを段階別に細かく設定し、一つひとつ取り組めばそれほど難しいことはありません。

イベント成功のためにこの記事を活用していただけたら幸いです。

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