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歓送迎会は何する?当日の流れ・おすすめの出し物・幹事の準備3つ

「歓送迎会って何するイベント?」という疑問を解消すべく、歓送迎会の当日の流れを解説。おすすめのパーティーゲーム3選と、歓送迎会を成功させるための準備3つもご紹介します。歓送迎会のイメージを掴みたい新入社員や、幹事に抜擢された方は必見です。

2022/03/25
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歓送迎会は何する?当日の流れ・おすすめの出し物・幹事の準備3つ

春が近づくと、多くの会社では歓送迎会の準備が始まります。

「新入社員は歓送迎会で何するの?」
「歓送迎会の幹事に抜擢されたけど、何からすればいいのか分からない…」
このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

  • 歓送迎会の当日の主な流れ
  • 歓送迎会におすすめのパーティーゲーム3選
  • 歓送迎会を成功させるための準備3つ

歓送迎会のイメージを掴みたい新入社員や、幹事に抜擢された方は必見です。

Contents

歓送迎会は何するイベント?当日の主な流れとは

歓送迎会は何するイベント?当日の主な流れとは

新入社員を歓迎する「歓迎会」や、異動者や退職者を送りだす「送別会」は会社の一大イベントです。
会社によって送別会を3月、歓迎会を4月に開催する場合と、送別会と歓迎会を合わせた「歓送迎会」を4月に開催する場合があります。

歓送迎会に初めて参加する方に向けて、歓送迎会の主な流れを解説します。

乾杯と挨拶による開会

歓送迎会を始める際には、幹事または司会が挨拶をし、代表者挨拶につなぎます。

代表者挨拶は参加者の中で一番目上の人が行うのが一般的です。
会社であれば社長が代表者として挨拶することになるでしょう。

挨拶の後は乾杯の音頭があり、歓送迎会がスタートします。
お料理の案内があるほか、新入社員に自己紹介などを含めた挨拶を求められる場合もあります。

新入社員の方は、簡単な自己紹介や挨拶を考えておくとよいでしょう。

お酌回りをする歓談タイム

お食事のある歓送迎会は、テーブルまでお料理が運ばれてくる場合と、立食形式の場合があります。
乾杯の直後には「お食事と会話を自由に楽しめる時間」として、歓談タイムが設けられていることがほとんどです。

新入社員の方はお酌回りをしながら挨拶することで、社員の方々と打ち解ける機会となります。
歓談タイムを利用して積極的にコミュニケーションをとりましょう。

また新入社員でなくとも、歓談タイムは社員同士の懇親を深める機会です。
特に異動者や退職者には、感謝の気持ちを伝えたり、印象に残っている思い出を話したりするとよいでしょう。

参加者全員で楽しむパーティーゲーム

歓送迎会では参加者全員で楽しめる出し物を用意するのが一般的です。
出し物は一部の社員が「楽器の演奏やダンスなどを披露する余興」と、参加者全員で楽しむ「ビンゴやクイズなどのパーティーゲーム」があります。

かつては新入社員に余興を任せる会社が多かったのですが、最近は一部の社員に負担がかからないよう、歓送迎会の出し物として余興ではなくパーティーゲームを選択する会社が増えています。

おすすめのパーティーゲームについては後述するため、幹事を任された方はぜひ参考にしてください。

異動者や退職者によるスピーチ

歓送迎会には送別会が含まれているため、閉会に近づいてきたタイミングで異動者や退職者によるスピーチが行われます。
スピーチの内容は会社での思い出・感謝の気持ち・今後の活躍を祈るメッセージなどが一般的です。

スピーチが始まったら食事を中断し、しっかりと耳を傾けましょう。
思いのこもったスピーチは社員の涙を誘い、感動的な空間をつくりあげます。

送られる側だけでなく、送る側がスピーチする場合もあります。

希望者のみ参加する二次会

歓談タイム・出し物・スピーチなどを経て、楽しい歓送迎会もお開きの時間になります。

幹事または司会が「そろそろお開きの時間です」とアナウンスし、代表者の挨拶につなぎます。
最後は一本締めや三本締めで締めくくることが多いでしょう。

お開きの後は希望者をその場で募り、二次会の会場へ移動する場合もあります。

歓送迎会におすすめのパーティーゲーム3選

歓送迎会におすすめのパーティーゲーム3選

歓送迎会の出し物は、参加者全員で楽しめるパーティーゲームがおすすめです。
「歓送迎会で盛り上がるパーティーゲームって?」という疑問を抱いている方も多いでしょう。

歓送迎会におすすめのパーティーゲーム3選をご紹介します。

グループ対抗のクイズ大会

グループ対抗のクイズ大会は歓送迎会にぴったりのパーティーゲームです。
テーブルごとにグループをつくり、優勝チームに景品を用意すれば盛り上がるでしょう。

社員の好きなものや趣味に関するクイズを出題すると、会話のきっかけづくりにもなります。

景品がもらえるビンゴ大会

大人数でも全員で盛り上がれるパーティーゲームといえばビンゴ大会です。
「ビンゴマシンが選ぶ数字が、ビンゴカードにあったら穴をあける」という簡単なルールのため、誰でも参加しやすいのがメリットでしょう。

ビンゴ大会の景品は「豪華な景品を上位者のみ用意する場合」と「簡単な景品を全員に用意する場合」があります。
参加費が高くなりすぎないよう、予算を意識しながら景品の内容や個数を考えることが大切です。

全員で楽しめるロシアンルーレット

歓送迎会が盛り上がるパーティーゲームとしてロシアンルーレットもおすすめです。

からし入りのシュークリーム・激辛のお菓子・苦い飲み物などをひとつだけ用意し、誰がはずれを食べているか当てましょう。
実際に食べる人だけでなく、見ている参加者も楽しめるのがメリットです。

歓送迎会の幹事は何する?成功させるための準備3つ

歓送迎会の幹事は何する?成功させるための準備3つ

歓送迎会を成功させるためには、しっかりと準備することが大切です。
幹事に抜擢された方は「何をすればいいの?」と戸惑うかもしれませんね。

歓送迎会を成功させるための準備3つを解説します。

会場とお料理を予約する

まずは歓送迎会の会場とお料理を予約する必要があります。
参加者全員にメールなどで希望を聞き、日程調整をしましょう。

ただし社員数の多い会社では、幹事と担当者数人で日時を決定するのが一般的です。
幹事と担当者数人で日時を決める場合は、早めに周知し、参加者に予定をあけておいてもらいましょう。

会場はアクセスや使用時間のほか、使用料やお料理の金額を確認し、無理のない参加費で開催できる場所を選びます。
お料理はコース料理と立食形式がありますが、立食形式の場合はケータリングを利用するのもひとつの方法です。

ケータリングの依頼方法については、こちらの記事が参考になります。
⇒「ケータリングパーティーをおすすめしたい理由5点|手順も解説

歓送迎会の役割分担を決める

幹事ひとりで準備を進めるのではなく、役割分担を決めて社員に依頼することが大切です。

人数が多すぎると情報共有に時間がかかるため、幹事の手伝いをするメンバーは2~3人程度がよいでしょう。
声のかけやすい同僚や後輩にお願いするのが一般的です。

幹事の手伝いのほかに、司会者・出し物担当・二次会担当などの役割分担もしなければなりません。

年ごとに出し物担当の部署が決まっていて、同じ部署だけに負担が集中しないようにしている会社もあります。
そのように社内でルールがある場合は、ルールに従って役割分担をしましょう。

歓送迎会の案内メールを送信する

歓送迎会の日時・会場・参加費が決定したら、社員全員に案内メールを送信しましょう。
参加費の徴収方法や欠席する場合の参加費の有無についても記載しておくことが大切です。

また会場でお料理を用意してもらう場合は、参加者の人数を会場に伝える必要があります。
案内メールに返信するかたちで出欠確認をとっておくとよいでしょう。

まとめ

歓送迎会は新入社員にとって初めての社内イベントになるため、緊張するかもしれませんが、社員と打ち解ける絶好の機会です。
一般的な当日の流れを頭に入れておけば問題ないでしょう。

幹事に抜擢された方は準備が大変かもしれませんが、新入社員・異動者・退職者にとって一生の思い出に残るイベントです。
しっかりと準備して楽しい歓送迎会にしましょう。

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