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飲み会の幹事がやることって?準備・当日の流れ・おすすめアプリ3選

飲み会で幹事がやることを準備5つ&当日やること3つに分けて解説します。日程調整や会費の計算など、幹事の仕事を楽にするおすすめのアプリ3選もご紹介します。グダグダの飲み会にしないために、飲み会の幹事がやることを知っておきましょう。

2022/04/01
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飲み会の幹事がやることって?準備・当日の流れ・おすすめアプリ3選

「飲み会の幹事って何をすればいいの?」
「飲み会の幹事に抜擢されたけど、面倒な仕事はやりたくない…」
歓迎会・新年会・忘年会などの会社の飲み会やサークル・クラス会などのプライベートの集まりなどで幹事を頼まれたときに、このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

  • 飲み会当日までに幹事がやること5つ
  • 飲み会当日に幹事がやること3つ
  • 飲み会の幹事におすすめのアプリ3選

幹事がやることを把握し、便利なアプリを活用して、楽しい飲み会にしましょう。

【準備編】飲み会当日までに幹事がやること5つ

【準備編】飲み会当日までに幹事がやること5つ

飲み会の幹事を初めて任された場合は、「何をすればいいのか分からない…」と迷うかもしれませんね。
幹事の仕事は飲み会のセッティングから始まります。

飲み会当日までに幹事がやること5つを解説します。

飲み会の日程調整をする

幹事を任されたら、まずは飲み会の日程調整をしましょう。
少人数で開催するプライベートな飲み会であれば、LINEなどで参加者に日程の希望を聞くのが一般的です。

歓迎会・新年会・送別会などの会社の飲み会は、最初に主役や管理職の都合を確認しましょう。
主役や管理職の都合に合わせて4択ほどに日程を絞り、メールなどで参加者に希望をとるとスムーズです。

参加者数が多すぎる場合は、全員に希望を聞くのではなく、幹事・主役・管理職などで日程を決定し、早めに周知して参加者に予定を合わせてもらうという方法もあります。

お店を選んで予約する

飲み会の日程が決定したら、お店を選んで予約しましょう。

居酒屋は2週間前までに予約するのが一般的ですが、人気店は2ヶ月以上前でないと予約できない場合もあります。
ホテルの宴会場は1年前から予約できる場合が多いため、早めに確認しましょう。

お店を選ぶ際には、アクセスのしやすさ・貸し切りサービスの有無・メニューの豊富さ・価格帯などに注目するのがポイントです。
お料理の味やお店の雰囲気は、実際に行かないと分からないため、下見に行くとよいでしょう。

参加者に案内メールを送信する

参加者に日時・場所・参加費などを記載した案内メールを送信し、飲み会の概要を伝えます。
出欠とアレルギーの有無についても返信してもらいましょう。

キャンセル料金がかかる場合は、いつまでに欠席連絡をすればよいか記すことも大切です。

事前に会費を徴収する

会費を当日あるいは後日に集めるという方法もありますが、お釣りの用意や立て替えの手間を省きたい場合は、事前に徴収するのがおすすめです。
会費の徴収方法についても案内メールに記載しておくとスムーズに徴収できるでしょう。

会社の飲み会では、管理職が多めに支払ってくれる場合があるため、事前に確認してから参加者の会費を設定します。
飲み会の幹事は、誰がいくら支払ったかしっかりとメモし、責任を持って会費を管理しましょう。

飲み会当日の席順を決める

プライベートの飲み会であれば自由席でも構いませんが、会社の飲み会となると、どこに座ればよいのか迷うことがあります。
幹事があらかじめ席順を決めておくと、スムーズに案内できるでしょう。

目上の人には奥の席を案内し、幹事は動きやすいよう、出入口に近い席に座るのがマナーです。

【当日編】飲み会当日に幹事がやること3つ

【当日編】飲み会当日に幹事がやること3つ

幹事は飲み会のセッティングだけでなく、当日にもやることがあります。
飲み会がスムーズに進行するかどうかは、幹事の腕にかかっているといえるでしょう。

飲み会当日に幹事がやること3つを解説します。

ファーストドリンクを注文する

飲み会では乾杯の際にドリンクが必要になるため、飲み会の挨拶が始まる前に、ファーストドリンクを注文しなければなりません。
参加者が席についたタイミングで、幹事がファーストドリンクを聞いて回り、スムーズに注文しましょう。

メモをとって渡せば、店員さんも分かりやすくなります。

スムーズに飲み会を進行する

飲み会を始める際は、幹事が最初に挨拶をし、代表者挨拶につなげます。
代表者が挨拶をした後、そのまま乾杯の音頭をとるのか、別の人に乾杯の音頭を依頼するのかは、事前に話し合っておくことが大切です。

乾杯をして飲み会が始まった後は、幹事が盛り上げ役として会話のネタを提供したり、ゲームを提案したりするとよいでしょう。
飲み会を終える時間が近づいてきたら、お開きの挨拶をしなければならないため、時間を気にしておくことも大切です。

二次会への参加を確認する

飲み会が終わった後は希望者を募って二次会の会場へ移動します。
飲み会のお店を選ぶ際に、二次会のお店もあわせて選んでおくとよいでしょう。

幹事は飲み会中に二次会への参加の有無を聞いて回り、参加人数を把握しておくことがポイントです。

【幹事必見】飲み会の幹事におすすめのアプリ3選

【幹事必見】飲み会の幹事におすすめのアプリ3選

飲み会の幹事を任されたものの、「面倒な仕事はやりたくない…」と思う方も多いはずです。
幹事の仕事を少しでも楽にこなすためには、アプリを活用するとよいでしょう。

飲み会の幹事におすすめのアプリ3選をご紹介します。

日程調整を楽にするアプリ「調整さん」

会社の飲み会はメールしか連絡先の分からない参加者もいるでしょう。
しかしメールで日程の希望を聞いたとしても、大人数の場合は集計が大変です。

「調整さん」はWebブラウザ上で日程調整ができ、参加できる人の多い日時が一目で分かるアプリです。
アプリで出欠表を作成し、参加者にメールでURLを送れば、アプリのインストールやログイン不要で誰でも回答できます。

メールアドレスさえ分かればURLを送れるため、スマホを持っていない参加者でも利用できるのがメリットです。

調整さん

会費徴収に役立つアプリ「シンプル割り勘計算」

飲み会の会費は、参加者全員で同じ金額にする場合は簡単な割り算で済みますが、管理職が多く支払ってくれた時や新人の負担を軽くしたい時は計算が複雑になります。

「シンプル割り勘計算」は、ややこしい計算を一気にやってくれる便利なアプリです。
多く支払ってくれた人や負担を軽くしたい人の会費と人数を設定し、「計算する」ボタンを押すと、残りの参加者がいくら支払えばよいかが表示されます。

会費を当日に徴収する場合は、すぐに会費を提示できるよう、「シンプル割り勘計算」をインストールしておくのがおすすめです。

シンプル割り勘計算

幹事にぴったりのアプリ「スマート幹事くん」

幹事の仕事はお店探し・日程調整・会費徴収など多岐にわたります。
「スマート幹事くん」は幹事に必要な機能がひととおり備わったアプリで、主な機能は以下のとおりです。

  • 設定した条件に合ったお店に絞り込んで検索する機能
  • 第5候補まで設定して日程調整できる機能
  • 男女の負担比や一部の参加者の定額を設定して割り勘計算できる機能

「調整さん」や「シンプル割り勘計算」などのアプリと同じような機能が含まれているため、1つのアプリで済ませたい方は「スマート幹事くん」をインストールするとよいでしょう。

スマート幹事くん

まとめ

飲み会の幹事はお店選びや日程調整など、少し面倒な仕事もありますが、とても重要な役割です。
幹事のやることを理解し、参加者に満足してもらえるような飲み会にしましょう。

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