【結婚式2次会】準備どうする？幹事の依頼方法＆幹事のやること8つ
結婚式2次会の幹事のやることや依頼方法を解説し、幹事を任された方と新郎新婦の疑問を解決します。2次会当日までに幹事がやること5つ＆当日やること3つを解説し、幹事を任された方の不安を解消。楽しい結婚式2次会を作り上げたい新郎新婦および幹事必見です。
- 2022/04/18
- EVENTS
結婚式二次会の幹事は、依頼を受ける側にとっても依頼する新郎新婦側にとっても大変です。
「幹事を依頼されたけど、何をすればいいの？」
「幹事の依頼は誰にどのように頼めば失礼にならないの？」
などのように、不安や迷いを感じがち。
結婚式の2次会は、一般的な飲み会ほど頻繁に開催されるイベントではないため、分からないことも多いですよね。
そこで今回は、以下の内容について解説します。
- 結婚式2次会の幹事が当日までにやること5つ
- 結婚式2次会の幹事が当日やること3つ
- 結婚式2次会の幹事を依頼する方法
結婚式の2次会を成功させたい新郎新婦＆幹事必見です。
【準備編】結婚式2次会の幹事が当日までにやること5つ
結婚式2次会の幹事を任された方は、「具体的にどんなことをすればいいの？」と疑問に思うでしょう。
新郎新婦側も、幹事がどのような役割を担うのかを知れば、幹事を依頼する相手方を具体的にイメージしやすくなるはずです。
結婚式2次会の幹事が当日までにやること5つを解説します。
結婚式2次会の会場を予約する
結婚式2次会の幹事を任されたら、まずは会場探しをします。
新郎新婦側に「2次会の日時」と「会場に関する要望」を聞き、以下の点に注目して会場を選びましょう。
- 結婚式場または披露宴会場からのアクセス
- 貸し切りサービスの有無
- 参加者数に合った席数
- メニューの内容と金額
- 会場の雰囲気
- プロジェクターなど必要な設備の有無
- キャンセル料の有無
人気のある会場は予約がすぐに埋まるため、2次会当日の3～4か月前に予約するのがポイントです。
会場が決まったら新郎新婦と一緒に下見に行くか、会場の概要を伝えてから予約すると安心でしょう。
結婚式2次会のプログラムを決める
時間がない場合は、とにかく会場を予約することが大切ですが、余裕がある場合は、会場選びと並行して2次会のプログラムを考えるのがおすすめです。
プログラムによって必要な設備が異なるため、会場選びに影響する可能性があります。
結婚式2次会の幹事は2人以上で任されるのが一般的です。
幹事で集まって、プログラムの案を出し合い、進行台本を作成しましょう。
プログラムの内容は、参加者全員で盛り上がれるパーティーゲーム・ダンスなどの余興・ムービーの上映などが人気です。
サプライズでない場合は、決定したプログラムを新郎新婦側と共有し、意見を聞くとよいでしょう。
2次会に必要な備品・BGMを用意する
結婚式2次会のプログラムが決まったら、必要な備品やBGMを用意しましょう。
備品の具体例としては、ビンゴマシーンなどパーティーゲームに必要なグッズや、余興に使うカツラなどの小道具があります。
備品やBGM用のCDは、事前に会場に持ち込めるか確認しておきましょう。
前日までに持ち込んでおくと安心です。
受付・司会・撮影係など役割分担をする
結婚式2次会をスムーズに進行するために、当日までに役割分担をしておきましょう。
受付・新郎新婦のアテンド・会計・司会・撮影係・余興担当などが主な役割です。
会計など幹事が担った方がよい役割もありますが、受付や余興担当などは他のゲストに依頼するという方法もあります。
他のゲストに依頼したい場合は、新郎新婦に確認したり、声をかけてもらったりするとよいでしょう。
司会や撮影係についてはプロに依頼するという方法もあります。
出張フォトグラファーの依頼については、こちらの記事が参考になります。
⇒「出張フォトグラファーに撮影を依頼するメリットや費用について解説」
招待状を送付して出欠確認をとる
結婚式2次会の2ヶ月前を目安に招待状を作成し、参加者へ送付します。
2次会は結婚式よりもラフなイベントのため、メールやSNSによる連絡でも十分でしょう。
URLをLINEなどで送付するWeb招待状であれば、出欠とアレルギーの有無を入力する回答フォームも設定できます。
Web招待状は無料で作成できるサイトがあるため、上手く活用するのがおすすめです。
【当日編】結婚式2次会の幹事が当日やること3つ
幹事の仕事は準備だけでなく、2次会当日まで続きます。
結婚式2次会がスムーズに進むかどうかは、幹事の腕にかかっているといえるでしょう。
結婚式2次会の幹事が当日やること3つを解説します。
結婚式の2次会をスムーズに進行する
結婚式の2次会当日は、受付・新郎新婦のアテンド・司会など事前に決めた役割分担をこなし、2次会をスムーズに進行しましょう。
会場の利用時間には制限があるため、タイムキーパーをするのも大切です。
スムーズに進行しながら、場を盛り上げるような声かけなどもできるとよいでしょう。
ゲストから会費を徴収して管理する
結婚式2次会の会費は、受付で参加者から受け取るのが一般的です。
受付担当には「誰から徴収したのか」をメモしてもらい、全員分集まったら幹事が引き継いで会計をします。
備品などの用意にかかった金額や会場へ支払った後に残った会費などを計算し、新郎新婦側に伝えましょう。
会場への支払いは前払い・当日精算・後払いなど、会場によって異なるため、事前に確認しておくのがポイントです。
幹事が責任を持って会場への支払いを済ませましょう。
お開き後に2次会の会場を片付ける
結婚式2次会をお開きにした後は、幹事で協力して会場の片づけをします。
使い終わった備品をどうするのかを、事前に話し合っておくとよいでしょう。
新郎新婦がゲストのお見送りをしている間に片付けを終え、新郎新婦と同時に会場を出るのが理想です。
新郎新婦必見！結婚式二次会の幹事を依頼する際のポイント3つ
仲のよい友人をお祝いするためとはいっても、結婚式2次会の幹事にはたくさんの仕事量があり、労力を用います。
親しき仲だからこそ、幹事をお願いする友人に対しては、きちんと礼儀をわきまえて依頼したいものです。
新郎新婦が幹事を依頼する際のポイント3つを解説します。
ゲスト2名以上に幹事を依頼する
結婚式2次会の幹事は負担が大きいため、2～4名に依頼するのが一般的です。
仲のよいゲスト複数人に依頼すれば、幹事同士で気軽に相談しながら進められるでしょう。
幹事を依頼するタイミングは結婚式2次会当日の４～5ヶ月前がベストです。
2次会について新郎新婦と幹事で話し合う
結婚式2次会の幹事には、新郎新婦側の希望やこだわりを理解した上で準備を進めてもらう必要があります。
幹事を依頼したら、まずは新郎新婦と幹事で話し合える場をもちましょう。
会場選び・ゲストのリストアップ・プログラムの決定など、新郎新婦と幹事の「どちらが」「どの部分まで」担当するのか、話し合うことが大切です。
2次会開催にかかる予算や会費の目安についても共有しておきましょう。
幹事へのお礼を用意する
結婚式2次会の幹事には必ずお礼を用意しましょう。
幹事へのお礼は現金や商品券などが無難で、相場は5千円～1万円です。
2次会当日は忙しく、食事ができない幹事も多いため、2次会の会費を免除するという配慮もよいでしょう。
まとめ
結婚式2次会の幹事は、一般的な飲み会などの幹事よりもやることが多く、大変です。
しかし、新郎新婦とゲストの一生の思い出に残るイベントのため、幹事を任されたことを前向きに捉えられるとよいでしょう。
この記事が結婚式2次会の成功につながれば幸いです。
