「有料イベントでトラブルを回避するには、どうすればいいの？」
「有料イベントで発生しやすいトラブルを把握しておきたい！」
このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

有料イベントを開催する際には、事前に発生しやすいトラブルを把握し、回避法を考えることが大切です。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

• 有料イベントのトラブル回避法｜発生しやすいトラブル5つ
• 有料イベントのトラブル回避法｜クレームのトラブル3つ
• 有料イベントのトラブル回避法｜自然災害のトラブル3つ

トラブルを回避したいイベント主催者は必見です。

有料イベントのトラブル回避法｜発生しやすいトラブル5つ

トラブルのないイベントを実現するには、事前に起こりうるトラブルを想定し、回避法を考える必要があります。

今回は「有料イベントで発生しやすいトラブル5つ」「クレームのトラブル3つ」「自然災害のトラブル3つ」を章ごとに分けて解説するため、イベント主催者はぜひ参考にしてください。

まずは有料イベントで発生しやすいトラブル5つをご紹介します。

入場料の返金に関するトラブル

有料イベントでは、入場料の返金に関するトラブルが発生することがあります。
イベントの規約に「入場料の返金を実施する条件」について明記しておきましょう。

一般的には、荒天中止やゲストの出演キャンセルなど、「イベント運営側の都合でイベントが中止あるいは内容変更となった場合」を返金の条件としているイベントが多いようです。

持ち物が紛失するトラブル

イベント会場では、来場者が持ち物を紛失するトラブルがよく発生します。
落とし物の預り所を設置するほか、来場者に対して、紛失への注意喚起を行うことが大切です。

大きなトラブルに発展しないよう、イベントの規約に「紛失に対して主催者側は責任を負わない」ということを明記し、周知しておくとよいでしょう。
盗難が発生する場合もあるため、スタッフの貴重品や物販コーナーにおけるお金の管理を徹底することも大切です。

通信機器や音響機器の機材トラブル

オンラインイベントの場合は、通信機器のトラブルに注意しましょう。
インターネットにつながらないと、イベントを進行できなくなるため、トラブルに対応できる技術者に待機してもらうことが大切です。

オフラインイベントでも、講義やトークショーを実施する場合は、マイクの調子が悪くなることがあるほか、イベント会場でBGMを流す場合は、スピーカーなどの音響機器にも注意が必要です。

リハーサルを実施して、通信機器や音響機器が上手く使えるか確認しましょう。

司会者や登壇者の突然のキャンセル

依頼していた司会者や登壇者が集合時間になっても現れないというトラブルが発生することがあります。

電車の遅延や車の渋滞などで遅れる場合は、出演時間をずらすことで対応できる可能性がありますが、急な体調不良などでどうしても来られない場合は、代わりの人を探すかイベントを中止するしかありません。

司会者や登壇者が集合時間になっても現れない場合は、すぐに連絡を取り、早急に対応しましょう。

【イベント会場内】飲食ブースの3つの混雑緩和法

イベントでは来場者の安全を守るため、病人やけが人が発生した場合に備えることが大切です。
救護室を設置し、すぐに対応できる環境を整えておきましょう。

病院への搬送が必要な事態に備えて、最寄りの病院を事前に調べておくことも重要です。
さらに、土日開催のイベントの場合は、病院が空いていないことが多いため、緊急外来の連絡先を把握しておきましょう。

真夏のイベントでは熱中症のリスクが高まるため、来場者に対して水分補給などの呼びかけを行うことも大切です。

有料イベントのトラブル回避法｜クレームのトラブル3つ

有料イベントにおけるトラブルとして、来場者や周辺住民からのクレームがあります。
特に入場料に見合う価値を提供できなかった場合は、クレームになりやすいでしょう。

有料イベントにおけるクレームのトラブル3つをご紹介します。

会場に関するクレーム

有料イベントでは会場に関するクレームが多く、具体的には「トイレの数が少ない」「空調が行き届いていない」「駅から遠い」などのクレームがあるようです。

来場者が快適に過ごせるよう、設備の整った会場を選ぶほか、「仮設トイレを設置してトイレの個数を増やす」「スポットクーラーや大型扇風機で空調を整える」などの対策をするとよいでしょう。

駅から遠い会場でイベントを開催する場合は、無料シャトルバスを運行するのがおすすめです。

イベント内容に関するクレーム

イベント内容が参加者の気分を害したり、周辺住民の迷惑になったりした場合は、トラブルに発展することがあります。
具体的には「講義やトークショーで不適切な発言があった」「イベントで出る音が周辺住民の迷惑になっている」などのクレームがあるようです。

イベント主催側は、イベント内容が来場者や周辺住民を不快にさせる内容になっていないかを複数人で検討する必要があるでしょう。
講義やトークショーの登壇者には、「使用が望ましくない言葉」などの共通理解を図っておくのがおすすめです。

スタッフの態度に対するクレーム

有料イベントではスタッフの態度が悪かったり、質問への回答内容が不適切だったりすると、スタッフに対するクレームになることがあります。

イベントでは1日限りの派遣スタッフを雇う場合が多いため、接客方法などを研修する時間を確保しにくいのが実情です。
スタッフが短時間で理解できるよう、「接客マニュアル」や「よくある質問リスト」などをあらかじめ作成しておくとよいでしょう。

有料イベントのトラブル回避法｜自然災害のトラブル3つ

有料イベントにおけるトラブルとして、自然災害の発生を想定しておく必要があります。
万が一、自然災害が発生した際にできるだけ被害を抑えられるよう備えておきましょう。

有料イベントにおける自然災害のトラブル3つをご紹介します。

荒天によるイベント中止

有料イベントを企画する際は、雨天決行にするか雨天中止にするかをあらかじめ決めておきましょう。

雨天決行の場合も、荒天の中でイベントを無理に開催すると、事故などのトラブルが発生しかねません。
大雨・暴風・洪水などの警報が発令された場合は、中止の判断をすることが大切です。

天気に合わせてイベントを開催するかどうかの判断をし、開催の有無が参加者に分かるよう、メールやSNSなどで周知しましょう。
雨や雪の中でイベントを開催する場合は、雨対策や雪対策を徹底し、参加者の安全を確保する必要があります。

地震や火災の発生

有料イベントの開催中に、地震や火災が発生することがあります。
避難経路・誘導方法・避難場所についてあらかじめ確認しておき、素早く誘導できるように備えましょう。

「指定緊急避難場所」の一覧は、国土地理院が管理するウェブ地図「地理院地図」や「ハザードマップポータルサイト」で確認できます。

新型コロナウイルス感染症の流行

近年は新型コロナウイルス感染症が流行しており、イベントを開催する際には三密を避けた開催方法が求められます。
特に高齢者や持病のある方が感染すると、重症化するリスクが高いため、注意が必要です。

イベントで集団感染が発生しないよう、感染症対策を徹底しましょう。

イベント開催時のウイルス対策については、こちらの記事が参考になります。
⇒「イベント開催時のウイルス対策にやっておくべき15個の施策」

まとめ

今回は有料イベントのトラブル回避法11選をご紹介しました。
楽しく安全な有料イベントを開催するには、あらかじめ発生しうるトラブルを予想し、対策することが大切です。

今回ご紹介したトラブル回避法を参考にしながら、有料イベント開催の準備を進めましょう。