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イベントにおけるトラブル対応7つ!オフライン&オンラインまとめ

オフライン&オンラインイベントにおけるトラブル対応7つをご紹介。周辺住民からのクレームや配信環境のトラブルなどの対応方法を解説します。イベントでトラブル発生を予防する方法4つもご紹介。トラブルに適切に対応したいイベント主催者は必見です。

2022/06/17
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イベントにおけるトラブル対応7つ!オフライン&オンラインまとめ

「イベントで発生しがちなトラブルって?」
「イベントにおけるトラブル対応について知りたい!」
このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

イベントを企画する際には、トラブル対応やトラブルを未然に防ぐ方法を把握しておきたいですよね。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

  • 【イベント準備】トラブル対応マニュアルの必要性とは
  • オフラインイベントにおけるトラブル対応4つ
  • オンラインイベントにおけるトラブル対応3つ
  • イベントでトラブル発生を予防する方法4つ

トラブルに適切に対応したいイベント主催者は必見です。

【イベント準備】トラブル対応マニュアルの必要性とは

【イベント準備】トラブル対応マニュアルの必要性とは

イベントを企画する際には、トラブルなく開催できるか不安になりますよね。
イベント主催者は発生しうるトラブルを想定し、対応方法を考えたマニュアルを作成するのがおすすめです。

マニュアルの作成は「トラブルを未然に防ぐためにどうすればよいのか」を考える機会になります。
完成したマニュアルを配布すれば、スタッフの意識も高められるでしょう。

トラブル対応マニュアルの作成に活かせるよう、次章からイベントで発生しやすいトラブルをご紹介していきます。

オフラインイベントにおけるトラブル対応4つ

オフラインイベントにおけるトラブル対応4つ

イベントにはオフライン開催とオンライン開催の2種類があります。
オフライン開催では会場の設営が必要なほか、多くの参加者が訪れるため、トラブルになる要因も多くなりがちです。

まずはオフラインイベントにおけるトラブル対応4つをご紹介します。

設備による事故やトラブル

イベント会場に設営したテントやステージ上の設備が倒壊すると、大きな事故になりかねません。
安全性を厳しくチェックしながら設営するほか、万が一、事故が発生した場合に備えて救護室を設置しましょう。

またイベント開催中に起こる設備のトラブルとしては、音響トラブルの発生率が最も高いため、トラブル対応のできる技術者に待機してもらうことも大切です。

イベント参加者のマナー違反

マナー違反をする参加者がいると、参加者同士のトラブルに発展することがあり、スタッフによる対応が必要です。
トラブルになりやすいマナー違反には、「講義やトークショーなどのイベントで声を出す」「飲食禁止エリアで飲食をする」「待機列で順番を守らない」などが挙げられます。

混雑する会場では、痴漢や盗難などの犯罪行為が行われるリスクもあるでしょう。
アナウンスや張り紙などで「痴漢や盗難を許さない」というメッセージを発信し、犯罪行為を抑止することが大切です。

周辺住民からのクレーム

イベントを開催すると、周辺住民からクレームがくる場合があります。
トラブルになりやすいのは「会場周辺の道路が渋滞している」「参加者の車が駐車禁止の場所に停めてある」「夜遅くまで会場近くで騒いでいる参加者がいる」などのクレームです。

周辺住民に迷惑がかからないよう、「車での来場を禁止する」「会場周辺の見回りをする」などの対応をしましょう。

自然災害や参加者の急病

イベント当日に地震や雷などの自然災害が発生したり、参加者が急病で倒れたり、予期せぬトラブルが起こることがあります。
事前に防ぎようのないトラブルは、発生した際に適切に対応できるように備えることが大切です。

自然災害については、避難経路・誘導方法・避難場所を確認しておきましょう。
参加者の急病については、「救護室を設置する」「近くの病院を調べておく」などの準備が不可欠です。

オンラインイベントにおけるトラブル対応3つ

オンラインイベントにおけるトラブル対応3つ

オンラインイベントは参加者同士のトラブルが起こりにくい一方で、配信環境に関するトラブルが多いという特徴があります。
スムーズに進行するためには、配信環境に関するトラブルへの備えが重要です。

オンラインイベントにおけるトラブル対応3つをご紹介します。

インターネットがつながらない

インターネットがつながらないと、イベントを続行できなくなります。
有線接続は安定しますが、Wi-Fi接続は不安定になりやすいため、注意が必要です。

パスワードを入力しなくても接続できるオープンネットワークなWi-Fiは、通信速度が遅いため、オープンではない独自の回線を使うとよいでしょう。
ポケットWi-Fiを使用する場合は、ギガ数不足で接続できなくなることがあるため、ギガ数を確認することが大切です。

パソコンの動きが遅い

パソコンは容量が不足すると、動きが遅くなることがあります。
容量トラブルは「Zoomで視聴者に動画を見せる」など、パソコンに負荷のかかる使い方をした際に発生します。

イベントで負荷のかかる使い方をする場合は、容量の大きなパソコンを用意しましょう。
不要なアプリを閉じて使用する容量を抑えることも大切です。

音声が聞き取りづらい

マイクの設定がオフになっていたり、そもそも機器にマイクがついていなかったりすると、音声が参加者に届かないため、注意が必要です。
イベント主催側も視聴者として参加し、音声が届いているか確認しましょう。

マイクの設定が適切なのに音声が聞き取りづらい場合は、インターネット回線が不安定になっている可能性があります。
Wi-Fiを使用している場合は、有線接続に切り替えると解決するでしょう。

イベントでトラブル発生を予防する方法4つ

イベントでトラブル発生を予防する方法4つ

イベント開催中のトラブルは、できれば未然に防ぎたいですよね。
トラブルのないイベントでは参加者の満足度が高くなり、リピート率もアップするでしょう。

イベントでトラブル発生を予防する方法4つをご紹介します。

スケジュールに余裕をもつ

イベントの準備開始から当日までの期間が短く、スケジュールに余裕がないと、さまざまなトラブルが起こりやすくなります。

イベント主催側の意図がスタッフやゲストに伝わっておらず、スムーズに進行できなかったり、短時間で会場の設営をした結果、安全性を確保できなくなったりする場合もあるでしょう。

必要な備品が手に入らない」「十分な数のスタッフを確保できない」などの事態にもつながりかねません。
トラブルを防ぐための準備や確認ができるよう、スケジュールに余裕をもってイベントを企画しましょう。

ルールの順守を徹底させる

参加者同士のトラブルや周辺住民のクレームを防ぐためには、参加者にルールの順守を徹底させることが大切です。

イベント主催側でルールを作成し、イベント開催前からホームページ・メール・SNSなどを利用して周知しましょう。
イベント当日も会場内のアナウンスやスタッフからの声かけでルールを伝えれば、マナー違反を減らせるはずです。

必要なスタッフを配置する

参加者をスムーズに案内できるよう、十分な数のスタッフを配置しましょう。

人数をしっかりと確保することで、丁寧な対応が可能になり、参加者同士のトラブルを防ぎやすくなります。
参加者が急病で倒れた場合も、会場の様子に気を配っているスタッフがいれば、対応が早くなるはずです。

会場周辺の道路が混雑する可能性のある場合は、警備員を雇っておくとよいでしょう。

リハーサルを入念に実施する

イベント当日のプログラムがスムーズに進行するよう、リハーサルを入念に実施しましょう。

特にオンラインイベントの場合は、リハーサルを通して、配信環境が整っているかを確認することが大切です。
リハーサルで「インターネットがつながらない」「音声が途切れる」などのトラブルが発生した場合は、イベント当日までに改善しましょう。

まとめ

今回はオフライン開催とオンライン開催のイベントにおけるトラブル対応についてご紹介しました。

未然に防げるトラブルは防ぐべきですが、防ぎきれないトラブルもあります。
万が一、トラブルが発生した際には適切に対応し、被害を最小限に抑えましょう。

イベントにおけるトラブル回避法について知りたい方は、こちらの記事が参考になります。
⇒「有料イベントのトラブル回避法11選!クレームや自然災害など

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