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イベントで必要な備品リストとは?設備・デジタル機器・装飾を解説

イベントの備品を準備する方法&イベントに必要な備品リストをご紹介。備品リストは設備系・デジタル機器系・装飾系の3ジャンルに分けて、テント・フェンス・デバイス機器など幅広くご紹介します。これから備品を準備する予定のイベント主催者は必見です。

2022/06/22
EVENTS
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イベントで必要な備品リストとは?設備・デジタル機器・装飾を解説

「イベントを開催するにはどんな備品が必要?」
「イベント用の備品の準備方法を知りたい!」
「レンタル業者から借りられるイベント用備品にはどのようなものがあるの?」
このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

備品の用意には予算が必要なため、イベントを開催する際には、事前に必要な備品を把握しておく必要があります。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

  • 備品を準備する方法
  • イベントに必要な設備系の備品リスト
  • イベントに必要なデジタル機器系の備品リスト
  • イベントに必要な装飾系の備品リスト

これから備品を準備する予定のイベント主催者は必見です。

イベント主催者必見!備品を準備する方法とは?

イベントを開催するために必要な備品は、「購入する」あるいは「レンタル業者から借りる」のが一般的です。
公益的なイベントであれば、行政から借りられる場合もありますが、借りられる備品の種類は限られるでしょう。

種類豊富な備品を揃えられる上、まとまった出費を抑えられることから、レンタル業者を利用するイベント主催者が多いようです。
イベント会場に直接納品してもらえる場合は、備品を搬入する手間も省け、保管スペースが不要になるというメリットもあります。

レンタル業者に依頼する場合は、「レンタルする備品の種類・日時・受け取り場所・レンタル期間」を伝えて申し込みましょう。
イベント終了後はレンタル期間中に返送するか、業者に回収を依頼することになります。

イベントに必要な設備系の備品リスト

イベントに必要な設備系の備品リスト

イベントには設備系・デジタル機器系・装飾系など、さまざまなジャンルの備品が必要です。
なかでも設備系は会場の設営において基本となる備品のため、早めに決定した方がよいでしょう。

イベントに必要な設備系の備品リストをご紹介します。

机や椅子などの家具

トークショーや講義形式のイベントを開催する場合は、来場者用の椅子が必要です。
背もたれのある椅子だと、ゆったりとくつろいでもらえるでしょう。

ワークショップなどの作業をともなうイベントを開催する場合は、椅子だけでなく机も必要です。
キャスター付きの机は持ち運びが簡単になるためおすすめですが、作業中に動くと危ないため、ロック機能付きのものを選びましょう。

その他、受付台や演台なども必要に応じて準備します。

屋外イベント用のテント

屋外イベントでは日陰をつくったり、雨を防いだりするためにテントを設置する必要があります。
集会用テントやイベント用テントなどの名称で販売あるいはレンタルに出されていることが多いでしょう。

横殴りの雨風を防げる横幕付きのテントや、住居型の救護用テントなどもあります。

フェンスやパーテーションポール

イベント会場内の導線を確保するために、フェンスやパーテーションポールを用意しましょう。
フェンスを利用する場合は、転倒しないようにフェンス同士をひもで連結するのがおすすめです。

フェンスやパーテーションポールを設置することで、整頓された待機列をつくれるほか、進入禁止エリアへの侵入を防げます。

イベントに必要なデジタル機器系の備品リスト

イベントに必要なデジタル機器系の備品リスト

イベントで音声や映像を使用したい場合は、デジタル機器が欠かせません。
写真や映像でイベントの様子を記録したい場合にも必要です。

イベントに必要なデジタル機器系の備品リストをご紹介します。

マイクやスピーカーなどの音響機器

トークショーや講義形式のイベントを開催する場合は、登壇者が使用するためのマイクを用意する必要があります。
有線マイクとワイヤレスマイクがあるため、用途に合ったマイクの種類を選びましょう。

音楽を流したい場合は、スピーカーやアンプなどの音響機器を用意しなければなりません。
マイクとアンプ」や「スピーカーとアンプ」など、音響セットとしてレンタルに出されている場合もあるため、上手く利用するとよいでしょう。

モニター・スクリーン・プロジェクター

イベント会場で映像を流したい場合は、モニター・スクリーン・プロジェクターなどの備品が必要です。
会場に備え付けられていることもあるため、備え付けがあるか確認した上で、なければレンタルなどで準備しましょう。

モニターやスクリーンのサイズは、会場の大きさや来場者数に合わせるのがポイントです。

パソコンやタブレットなどのデバイス機器

映像を流す際には、映像のデータが入っているパソコンやタブレットなどのデバイス機器が不可欠です。
モニター・スクリーン・プロジェクターなどが揃ったら、パソコンやタブレットと接続して問題なく映像が流せるか確認しましょう。

デバイス機器はイベントの様子をSNSで発信するなど、さまざまな用途で使用できるため、映像を流す予定のないイベントでも用意しておくのがおすすめです。

カメラやビデオカメラなどの撮影機材

写真や映像でイベントの様子を記録したい場合は、カメラやビデオカメラなどの撮影機材が必要です。

ただしスタッフとしてカメラマンを雇う場合は、カメラマンが持っている場合も多いでしょう。
あらかじめカメラマンと相談し、備品について確認することが大切です。

イベントに必要な装飾系の備品リスト

イベントに必要な装飾系の備品リスト

イベントらしい雰囲気を演出するためには、装飾系の備品を用意する必要があります。
来場者の気分が盛り上がるような装飾をしましょう。

イベントに必要な装飾系の備品リストをご紹介します。

入場口用のアーチや立て看板

空気で膨らませるエアアーチやイベント名を模した立て看板などを用意すると、入場口を華やかに装飾できます。
来場者の気持ちを高めるだけでなく、イベント会場の場所を分かりやすくする目印としても役立つでしょう。

通りがかった人々の注目も集められるようなアーチや立て看板を用意すると、宣伝効果も期待できます。

スムーズな導線を確保する案内板

イベント会場内には、受付や各種ブースへ誘導するための案内板を用意するのがおすすめです。
目的地の分かりやすい会場づくりをすることで、来場者の混雑を緩和できます。

イーゼル・ホワイトボード・矢印看板などから、用途に合わせて選びましょう。
デザイン性を重視すれば、スムーズな導線を確保するだけでなく、会場内を華やかに装飾できます。

スポットライトやカラーボールなどの照明機器

特定の場所やアイテムを目立たせたい場合は、スポットライトなどの照明機器を用意するとよいでしょう。
ステージを華やかにするほか、展示会などで作品や商品の見栄えをよくする効果が期待できます。

会場全体の演出として、カラーボールやミラーボールを利用するのもおすすめです。

まとめ

今回はイベントに必要な備品をジャンル別にご紹介しました。
イベントのジャンルによっては、スポーツ用品や調理器具なども必要になります。
購入あるいはレンタルなどで用意して、イベント当日に備えましょう。

イベント用の備品のうち、ディスプレイアイテムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考になります。
⇒「イベントで使えるディスプレイアイテム11選!ブース出展&展示会

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