「イベントのスタッフ弁当ってどうやって手配するの？」
「イベントで弁当の手配を初めて任されて不安…」
このような疑問や悩みを抱いている方は多いでしょう。

初めて任されたとしても、スタッフの弁当を上手く選んで、スムーズに手配したいですよね。

そこで今回は、以下の内容について解説します。

• スタッフ弁当ってどうする？
• 注文前に確認すべき3つのこと
• 弁当業者選びの4つのポイント
• 弁当業者への注文方法2つ
• スタッフ弁当を注文する際の注意点

イベントを主催したい方や、スタッフ弁当の手配を初めて任された方は必見です。

イベント主催者必見！スタッフ弁当ってどうする？

イベントを開催するにあたり、1日を通してスタッフに働いてもらう場合は、スタッフ弁当を用意する必要があります。

お昼休憩に「会場外へ食べに行ってもらう」「スタッフにお弁当を持参させる」などの方法もありますが、運営側でお弁当を用意した方が喜ばれるでしょう。
運営側としても、会場外へ食べに行って戻るのが遅れたり、お弁当を持ってくるのを忘れたりするスタッフがいては困りますよね。

用意する手間はありますが、弁当を支給することで運営がスムーズに進み、スタッフのやる気も高まるというメリットがあります。

【イベントのスタッフ弁当】注文前に確認すべき3つのこと

イベントのスタッフ弁当を手配する際には、注文前に確認しておかなければならないことがあります。
会場側や運営陣とスタッフ弁当の手配における共通理解を図りましょう。

スタッフ弁当の注文前に確認すべき3つのことをご紹介します。

イベント会場のルール・搬入経路

スタッフ弁当を手配する前に、イベント会場のルールや搬入経路を必ず確認しておきましょう。

イベント会場に「食べ物の持ち込み禁止」「大量の弁当を発注するのはNG」などのルールがある場合は、スタッフ弁当を用意できないため、注意が必要です。
スタッフ弁当の手配を許可している会場でも、会場と提携している弁当業者があると、指定の業者しか利用できない場合があります。

また食べ終わった後の弁当の容器について、「会場側が回収してくれるか」「ゴミ袋代や手数料などの回収費用がかかるか」を事前に確認しておくことも大切です。
会場側が回収できない場合は、弁当業者に回収を依頼するか、イベント主催者が持ち帰る必要があります。

スタッフ弁当を受け取るタイミング

スタッフ弁当が早く届きすぎると傷むリスクが高まるため、タイミングを合わせて配達してもらうことが大切です。
特に夏場は食べ物の傷むスピードが速いため、スタッフ弁当を受け取るタイミングに注意しなければなりません。

イベントの進行を確認し、スタッフが食事休憩をとれるタイミングについて、イベントの運営陣で話し合っておきましょう。

スタッフ弁当にかける予算

スタッフ弁当を無償で支給する場合は、イベント主催者が弁当代を負担することになります。
イベント主催者にスタッフ弁当にかける予算を確認しておきましょう。

あらかじめ予算を把握した上で、弁当の種類を選ぶことが大切です。

【イベントのスタッフ弁当】弁当業者選びの4つのポイント

イベントのスタッフ弁当を手配するには、弁当業者を選ぶ必要があります。
価格・メニュー・サービスなどが業者により異なるため、イベントに適した業者を選ぶことが大切です。

イベントにおける弁当業者選びの4つのポイントをご紹介します。

コストパフォーマンスの高さ

スタッフ弁当は予算内で注文する必要があるため、コストパフォーマンスの高さが重要です。

安くても量が少なかったり、おいしくなかったりすると、スタッフのやる気も下がりかねません。
高すぎない価格でボリュームがあり、おいしいと評判の業者を選びましょう。

弁当メニューの豊富さ

スタッフにより食べられる量や好みが異なるため、弁当メニューの豊富な業者を選ぶのがおすすめです。
がっつり系と軽食系の弁当を用意して、スタッフが選べるようにするとよいでしょう。

イベントが連日続く場合は、日替わりメニューのある業者を選ぶのがポイントです。
毎日業者を変えなくても異なるおかずが楽しめるため、手間をかけずにスタッフの満足度を高められます。

また飲み物も販売している業者を選び、弁当用にお茶をつけるのもおすすめです。
ペットボトルはゴミがかさばるため、紙パックで販売している業者を選ぶとよいでしょう。

弁当配達および回収のサービス

スタッフ弁当は数が多くなると運ぶのが大変なため、弁当配達のサービスがある業者を選びましょう。
イベント終了後に弁当の容器を回収するサービスもあると、片付けが楽になります。

エリアや注文する数量により配達料がかかるため、配達料の金額を業者選びの判断基準にするのも大切です。

イベントの都合に適した支払方法

弁当業者への支払方法は、現金払い・クレジットカード払い・銀行振り込み・請求書払いなどがあります。

スタッフ弁当の配達時に現金払いをしたい場合や、当日はイベントの運営に集中できるよう、先払いや後払いにしたい場合など、イベントにより適した支払方法はさまざまでしょう。

イベントの都合に適した支払方法ができる弁当業者を選ぶのがおすすめです。

【イベントのスタッフ弁当】弁当業者への注文方法2つ

イベント関連の仕事をしていなければ、大量の弁当を注文する機会はあまりないでしょう。
初めてイベントのスタッフ弁当を手配する場合は不安かもしれませんね。

イベントで利用する弁当業者への注文方法2つをご紹介します。

電話またはホームページで注文する

ほとんどの弁当業者は電話による注文を受け付けています。
「弁当の種類・数量・配達希望日時・配達場所・お客様の連絡先・支払方法」などを伝えて注文しましょう。

一方で弁当業者のホームページに注文フォームがあり、インターネットで注文を完結できる場合もあります。
画面の指示にしたがって選択すれば、迷わずに注文できるでしょう。

要望や相談がある場合は、ホームページよりも電話で注文するのがおすすめです。

イベント会場に依頼する

イベント会場にスタッフ弁当やオードブルの手配代行を依頼できる場合があります。
スタッフ弁当を手配する手間が省けるほか、会場の借り上げ料金と弁当代の請求をまとめてもらえれば、会計も楽になるでしょう。

ただし会場指定の弁当業者しか利用できないことが多いうえ、手配代行の手数料がかかる場合もあります。

【イベントのスタッフ弁当】弁当を注文する際の注意点

弁当業者は食材を準備する必要があるため、イベントの約1週間前には注文しましょう。
注文内容の変更やキャンセル期限についても確認しておくのがポイントです。

また温かいお弁当はすぐに食べられなかった場合、傷むリスクが高いため、おすすめしません。
夏は傷みやすいものを手配しないよう注意しましょう。

まとめ

今回はイベントのスタッフ弁当について、弁当業者の選び方や手配のしかたを中心にご紹介しました。
イベントスタッフの仕事に対する満足感ややる気を高められるよう、喜んでもらえるようなお弁当を用意しましょう。

イベントを主催する際には、こちらの記事も参考になります。
⇒「イベント開催時のウイルス対策にやっておくべき15個の施策」